Rafał Hubczyk pracuje w firmie konsultingowej. Pracę dzieli między biuro w Warszawie a pokój w niedawno zakupionym domu pod Grodziskiem Mazowieckim. Z centralą firmy w Poznaniu najczęściej porozumiewa się telefonicznie lub za pomocą systemu telekonferencyjnego. „Wizja pracy zdalnej w szlafroku lub na leżaku na rajskiej wyspie jest romantyczna, ale nie sprawdza się w praktyce, bo szlafrok demotywuje. Ubieram się, wchodzę do domowego biura, siadam przed komputerem i pracuję do 17. Zarządzam teraz dużym projektem, a swoich współpracowników widuję raz na kilka miesięcy” – opowiada Hubczyk
Podkreśla, że ma szczęście, bo jego firma – Doradztwo Gospodarcze DGA – wręcz promuje telepracę wśród polskich pracodawców. „Niestety, na polskim rynku większość zainteresowanych to pracownicy, którzy pytają, jak przekonać szefa do telepracy” – mówi Hubczyk. Jedną z barier rozwoju tego segmentu rynku jest stereotyp tzw. biurowego nadzoru: „Pracodawcy mają niewielkie zaufanie do pracowników i wydaje im się, że produktywność zwiększa rytualne przechodzenie szefa po biurze i zaglądanie w ekrany komputerów. Co z tego, że pracownicy dopiero w momencie obchodu wyłączają Facebooka?”.
ROŚNIE EFEKTYWNOŚĆ W POLSCE. CO SIÓDMA FIRMA ZATRUDNIA TELEPRACOWNIKÓW
Z raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości za rok 2010 (przebadano 800 osób – zarówno pracowników, jak i pracodawców) wynika, że na świecie zatrudnionych jest około 60 milionów telepracowników. W Holandii i Finlandii pracuje w ten sposób co drugi zatrudniony, w Polsce – tylko 5 proc. „Ale ta liczba będzie rosnąć, bo z naszych badań wynika, że telepracownik jest o 20 proc. bardziej efektywny od pracownika tradycyjnego” – mówi Hubczyk.
Zatrudnienie w systemie telepracy i tak zwana praca zorientowana na rezultaty podnosi produktywność (np. w amerykańskiej firmie odzieżowej GAP Outlet wzrosła o jedną piatą w pierwszym roku po zmianie systemu) i przynosi oszczędności. British Telecom, który do pracy zdalnej zachęcił 10 tys. swoich pracowników biurowych, ocenia, że rocznie oszczędza 134 mln funtów, głównie na wynajmie przestrzeni biurowej i podróżach służbowych.
Według firmy badawczej PBS, w Polsce co siódma firma zatrudnia telepracowników. Najczęściej dotyczy to branży usług finansowych (jedna trzecia spośród tysiąca ankietowanych przedsiębiorstw), grafiki komputerowej (28 proc.) oraz księgowości. Telepracownicy to także prawnicy, informatycy, specjaliści od marketingu, architekci i tłumacze.
IBM Polska system homeworkingu wprowadził na długo przed formalnymi regulacjami prawnymi. Korzysta z niego co piąty pracownik (obecnie 450 osób), w skali globalnej około 40 proc. zatrudnionych (142 tys. osób). „Niektórych miejsc pracy, takich jak recepcja, nie da się zabrać do domu. Ale mobilni są między innymi nasi handlowcy, pracownicy marketingu, księgowości, biur projektowych i informatycy, którzy mogą rozłożyć służbowe notebooki na prywatnych stołach i pracować z domu tak jak z biura” – wylicza Monika Maciąg z IBM Polska. „Możliwość telepracy jest dużym ułatwieniem dla tych, których miejsce zamieszkania znajduje się wiele kilometrów od firmowego biurka; dla tych, którzy chętnie i wydajnie pracują wcześnie rano albo późnym wieczorem; dla tych, którzy ściśle współpracują z osobami z innych stref czasowych, oraz dla tych, którzy pracę koncepcyjną lub wymagającą dużego skupienia efektywniej wykonają przy własnym biurku” – dodaje.
PIES I INNE ROZPRASZACZE TELEPRACA MOŻE BYĆ ŹRÓDŁEM KŁÓTNI I NAPIĘĆ W RODZINIE
Są grupy, dla których ten rodzaj pracy jest szczególnie wygodny, na przykład rodzice wychowujący małe dzieci czy osoby niepełnosprawne, ale też nie każdy będzie umiał poradzić sobie z ograniczeniami, jakie niesie telepraca. Psychologowie pracy, autorzy raportu wydanego przez amerykańską firmę Pearn Kandola, wyodrębnili kilka typów osobowości, które sprzyjają pracy zdalnej. Są to: poszukiwacz wrażeń otwarty na nowe doświadczenia; odporny psychicznie – zrównoważony, odporny na naciski; ciekawy świata – twórczy, otwarty na nowe pomysły; niezależny decydent – zachowuje własny punkt widzenia, ceni sobie zaufanie w pracy bez nadzoru; zdyscyplinowany człowiek czynu – sumienny, nie wymaga zewnętrznej motywacji.
Marcin Molenda, pracownik amerykańskiej firmy zajmującej się bezpieczeństwem w internecie, przez rok pracował w domu, bo europejskie biuro jego przedsiębiorstwa mieści się w Amsterdamie. Molenda wie, jak trudno jest czasem powiedzieć domownikom: teraz nici z pogawędki. „Zwłaszcza kobiecie, z którą dzieli się życie, trudno powiedzieć nie, gdy ona wpada na chwilę z kawą, a ja co prawda siedzę przy stole, ale tak naprawdę nie ma mnie w domu, bo jestem w biurze” – przyznaje.
Problemy w relacjach rodzinnych telepracowników potwierdzają międzynarodowe badania zespołu psychologów z Manchester Metropolitan University. Autorzy raportu „Telepraca i rodzina w Europie” dowodzą, że taka praca może być źródłem kłótni, ponieważ inni domownicy oczekują od telepracownika zaangażowania się w obowiązki domowe, np. ugotowania obiadu. „Jeśli dzieci przyjdą zapłakane, nie możesz tak po prostu zamknąć drzwi i po- wiedzieć: jestem w biurze” – tłumaczy szefowa zespołu badawczego dr Judith Sixsmith.
Do podobnych wniosków doszli psychologowie pracujący pod kierownictwem Joara Vitterso. „Ich badania opublikowane w 2003 roku w Journal of Happiness Studies dowodzą, że im więcej pracy badani wykonywali w domu, tym bardziej negatywnie wpływało to na ich bliskich” – mówi dr Sylwiusz Retowski, psycholog pracy z sopockiego wydziału Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej.
PLAN DNIA USTAL Z SZEFEM, DO KTÓREJ MOŻNA DO CIEBIE DZWONIĆ
Na własnej skórze odczuł to Michał Piętowski, właściciel katowickiej firmy z branży e-commerce, który dwa lata temu z powodów osobistych przeprowadzi ł się do Warszawy i stąd koordynuje zadania pracowników. „Gdy pracujesz w domu, zwykle wszystko wydaje się ważniejsze od pracy, a skupić się tak trudno, że nawet pogłaskanie łaszącego się psa odrywa od obowiązków, do których trudniej wrócić. Nie wspominając już o spaniu do późna i wszystkich tych rozpraszaczach z Facebookiem na czele” – tłumaczy. „Klucz do sukcesu w pracy zdalnej to maksymalna redukcja bodźców. Jeśli w naszym domowym biurze stoi telewizor, możemy być niemal pewni, że telepraca zmieni się w teleobijanie” – podkreśla Hubczyk.
Badacze wyróżnili dwa typy pracujących w domu – segmentatorów i integratorów. Ci pierwsi to osoby, które aby zmobilizować się do pracy, muszą wyraźnie oddzielić ją od czasu wolnego. Potrzebują porządku, aby pracować efektywnie. „W ich przypadku sprawdzają się takie triki jak rytuał wyjścia do pracy, a więc umycia się, ubrania się i »wyjścia« do domowego biura” – zauważa dr Retowski. „Praca w odosobnionym miejscu dobrze porządkuje też relacje z rodziną, bo gdy jestem »tam«, pracuję, a gdy wychodzę, mam czas dla bliskich”.
„Rozpisujmy sobie zadania na dany dzień i trzymajmy się planu. Starajmy się, zwłaszcza jeśli pracujemy w zespole z kolegami w biurze, pracować w tych samych godzinach, co oni. Nie odkładajmy pisania raportu, który ma być gotowy na rano, bo jeśli będziemy potrzebowal i zadzwonić po poradę do kolegi, to przecież nie załatwimy tego w środku nocy” – dodaje Rafał Hubczyk.
Nieco większy problem niż segmentatorzy mają integratorzy – ci wprawdzie łączą pracę z wypoczynkiem i swobodnie przechodzą z jednej sfery do drugiej, ale tę elastyczność ich działań wykorzystują zarówno szefowie, jak i rodziny. Kilkugodzinny relaks nie wytrąci ich z rytmu pracy, sprawi, że wrócą do niej naładowani energią, ale rodzina, choć przerwę przyjęła z radością, na dalszą pracę nie chce się zgodzić. Z kolei szefowie i współpracownicy mają poczucie, że dana osoba zawsze jest dostępna. Fabbrone, autor specjalistycznego bloga o telepracy, ostrzega wręcz: „Po niedługim czasie całe twoje biuro wie, że możesz bez problemu i w każdej chwili realizować z domu różne zadania. I zaczynają przychodzić do ciebie pi lne maile z prośbą o interwencję, wysłane o 17.58 (dwie minuty przed wyjściem z biura) o treści: Przecież możesz to zrobić z domu, prawda? czy bezdyskusyjne: będę tego potrzebować na jutro rano”.
„Dlatego powinniśmy od początku ustalić z szefem, do której może do nas dzwonić” – przestrzega dr Retowski.
CHLEBA I PLOTEK ŁATWIEJ JEST BEZLITOŚNIE POTRAKTOWAĆ CZŁOWIEKA, WYSYŁAJĄC MU MAIL
Telepracę odradza się tak zwanym gwiazdom socjometrycznym. „To osoby, które nie potrafią żyć bez codziennego kontaktu towarzyskiego, bez biurowych przerw na kawę i porcji plotek. Jako telepracownicy szybko poczują się wyalienowane” – nie ma wątpliwości Hubczyk.
Edward M. Hallowell, psychiatra, który od dwudziestu lat zajmuje się leczeniem pacjentów cierpiących na zaburzenia lękowe, pisze w książce „Automotywacja”: „Często spotykane przypadki to ludzie zgłaszający się do mnie z powodu wycieńczenia całodniowym kontaktowaniem się z ludźmi na odległość. Czuję się, jakbym traciła rozum, mówiła Lynn, menedżer w firmie świadczącej usługi medyczne. Sposób jej pracy wpływał na obniżenie efektywności jej mózgu. Aby móc optymalnie funkcjonować, psychika podobnie jak mięśnie potrzebuje odpoczynku i urozmaicenia. Lynn była w takim stanie, jakby właśnie przebiegła maraton przez pustynię. Wpatrywanie się w ekran i konferowanie przez telefon sprawia, że mózg zaczyna łaknąć odpoczynku i kontaktu z ludźmi. To dlatego kary – takie jak wygnanie czy więzienna izolatka – są tak dotkliwe. Antidotum na dolegliwości Lynn było proste. Zaproponowałem odświeżanie umysłu ćwiczeniami i prowadzenie rozmów z ludźmi twarzą w twarz”.
Dlaczego tak sie dzieje? „Osobisty kontakt stymuluje dwa ważne neuroprzekaźniki: dopaminę, która ułatwia koncentrację i potęguje odczuwanie przyjemności, oraz serotoninę, redukującą strach i niepokój. Pozytywne kontakty międzyludzkie obniżają poziom hormonów stresu: epinefryny, norepinefryny i kortyzolu. Natura wyposażyła nas też w hormony wspomagające budowanie zaufania i więzi: oksytocynę i wazopresynę – ich poziom wzrasta, kiedy odczuwamy empatię wobec drugiej osoby, zwłaszcza gdy kontaktujemy się z nią twarzą w twarz. Wykazano, że poziom tych hormonów przywiązania jest obniżony, kiedy ludzi dzieli przestrzeń fizyczna. Jest to jeden z powodów, dla których łatwiej jest bezlitośnie potraktować człowieka, wysyłając mu SMS czy e-mail” – pisze Hallowell i przytacza przykład Raya, dyrektora w dużej firmie inwestycyjnej:
„Jeden facet przysłał mi e-mail o treści: »Nie jesteśmy w stanie uruchomić następującej aplikacji, oczekujemy wyjaśnień«, kopię przesłał też swojemu przełożonemu jedynie po to, aby pokazać, że ktoś zajął się sprawą. Gdyby porozmawiał ze mną twarzą w twarz, to pewnie byśmy się dogadali, ale odruchowo zareagowałem w stylu: ja ci pokażę. Napisałem mu dosadnie brzmiącego e-maila z kopią do kilku innych osób, nie wyłączając jego szefa, w którym wyjaśniłem, że gdyby pofatygował się na zebranie, na którym ta kwestia była omawiana, to by wiedział, że ma nie zabierać się za uruchamianie tej aplikacji. W rezultacie zrobiłem sobie wroga”.
Żeby zmniejszyć poczucie odizolowania, wiele firm umieszcza nazwiska telepracowników w zakładowych spisach telefonów, zaprasza ich na spotkania i konferencje. „Z naszych obserwacji i doświadczeń innych krajów wynika, że fizyczny kontakt z firmą jest potrzebny, stąd zalecenie, by liczba dni pracy z domu nie przekraczała trzech w tygodniu” – mówi Monika Maciąg z IBM. Jej firma co pół roku przeprowadza ankiety, które mają ocenić poziom zadowolenia pracowników z telepracy – na razie jest wysoki.
CO-PRACUJ! JEŚLI TRUDNO CI PRACOWAĆ W DOMU, MOŻESZ WYNAJĄĆ BIURKO
„Na dłuższą metę liczba zadowolonych z pracowania w domu może maleć, ponieważ w warunkach domowych zaczynają doskwierać czynniki rozpraszające uwagę (np. małe dzieci), a także odczuwalny staje się deficyt codziennych kontaktów z innymi ludźmi” – zaznacza Paulina Wierzbicka-Ruszała z firmy Noa Cowork prowadzącej biuro coworkingowe w centrum Warszawy (sama wcześniej pracowała w korporacji, prowadziła też działalność gospodarczą w systemie home-office)”. Co to takiego? Klienci pracujący poza siedzibami swoich firm wynajmują u niej biurka lub pokoje do pracy. W nowocześnie urządzonych wnętrzach panuje atmosfera skupienia i koncentracji, z rzadka ktoś przemknie się na kawę do kuchni lub na spotkanie do kącików spotkań, zaś w open space nie wolno nawet rozmawiać przez telefon (są do tego wyznaczone miejsca).
Michał Piętowski, mieszkający w Warszawie i stąd prowadzący katowicką firmę e-commerce (w telepracy przeszkadza mu spanie do późna), gdy przyszedł do Noa Cowork, wynajął biurko najpierw na krótko, na próbę. „Już po jednym dniu zauważyłem wzrost produktywności na tyle duży, że niemal od ręki wynająłem tu jednoosobowe biuro” – mówi. Miesięcznie kosztuje go około 600 zł, ale Piętowski twierdzi, że zwraca mu się z nawiązką. Marcin Molenda, analityk pracujący dla firmy z europejską centralną w Amsterdamie, także po roku pracy w domu zdecydował się na coworking, bo brakowało mu fizycznego oddzielenia przestrzeni służbowej i domowej – teraz dzieli ją pół godziny jazdy na rowerze. Molendzie na tyle służy praca w biurze coworkingowym, że jego szefowie rozważają nawet pokrycie kosztów wynajmu.
BRIAN TRACY, ekspert w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu, radzi, jak zorganizować sobie stanowisko pracy w domu
WYRÓB W SOBIE NAWYK PORZĄDKU
Zapewne znasz powiedzenie, że „ład jest pierwszym boskim prawem”. Za każdym razem, gdy uporządkujesz jakąś sprawę w życiu prywatnym lub w pracy, odczuwasz satysfakcję. Lepiej pracuje się na posprzątanym biurku lub w czystym gabinecie.
NIE UCIEKAJ SIĘ DO WYMÓWEK
Wielu ludzi wykorzystuje swoją inteligencję PRZECIWKO sobie, bo przebiegle uzasadniają i usprawiedliwiają własne bałaganiarstwo (twierdząc na przykład, że czyste biurko świadczy o brudnych myślach). A przecież wyniki badań poświęconych efektywności w pracy jednoznacznie świadczą o fałszywości podobnych wymówek. Ci, którzy zarzekają się, że dobrze im się pracuje w nieporządku, zwykle oszukują.
PRACUJ PRZY UPORZĄDKOWANYM BIURKU
Przedsiębiorca Joe Sugarman opublikował książkę z opisem pięciu reguł , które przyniosł y mu sukces. Jedna z tych zasad – obowiązująca w całej jego firmie – głosi ła, żeby zawsze na koniec dnia posprzątać na biurku. Nie wierzysz? Spróbuj przez jeden dzień popracować przy naprawdę czystym biurku. Różnica wprawi cię w zdumienie.
SPRÓBUJ SPOJRZEĆ NA SIEBIE OBIEKTYWNIE, INNYMI OCZAMI
W tym celu zrób małe ćwiczenie: odejdź od swojego stanowiska pracy i zapytaj: któż taki tu pracuje? Zajrzyj do papierów, teczek, segregatorów i zastanów się, co ich zawartość mówi o ich właścicielu. Czy powierzyłbyś komuś takiemu ważne zlecenie? Podczas cyklu spotkań z osobami na wysokich stanowiskach kierowniczych 50 z 52 rozmówców oświadczyło, że nie przyznałoby awansu komuś, kto ma zawsze bałagan na biurku. Bo nawet jeśli pracuje wydajnie, nie wygląda na dobrze zorganizowanego i trudno mu powierzyć odpowiedzialne obowiązki. Nie dopuść, by myślano tak o tobie.
NIE MA RÓŻY BEZ KOLCÓW OTO TRUDNOŚCI, Z KTÓRYMI POWINIENEŚ SIĘ LICZYĆ, DECYDUJĄC SIĘ NA PRACĘ ZDALNĄ
Jeśli Jesteś pracownikiem:
- ograniczenie bezpośrednich kontaktów
- brak jasnej orientacji i stabilności, strach wynikający z braku możliwości przewidywania, konieczność ciągłej weryfikacji i oceny
- trudności w pełnym zrozumieniu sytuacji i zadań
- trudności w ocenie współpracowników i w budowaniu zaufania zawodowego
- możliwość pojawienia się poczucia izolacji
- przeniesienie stresu związanego z pracą do domu
- pracoholizm
JEŚLI JESTEŚ PRACODAWCĄ:
- ograniczenie osobistych kontaktów z pracownikami
- kłopoty z synchronizacją w przypadku różnych stref czasowych
- utrudnione motywowanie i ocenianie pracowników
- zmniejszenie bezpośredniej kontroli nad pracownikami, co może powodować nadużycia z ich strony, np. nieinformowanie o zakończeniu pracy przed planowanym terminem
- prowadzenie dyskusji i ustaleń przez telefony komórkowe lub pocztę elektroniczną oraz brak spotkań osobistych może spowodować brak precyzji w ustaleniach, odmienną interpretację zadań i celów
- awarie techniczne, utrudnienia w sytuacjach typu włamanie do systemu, atak wirusów komputerowych
- więcej problemów z bezpieczeństwem danych