1. Zrozumienie pojęcia „delegowanie”
Szef przekazuje do wykonania jednemu ze współpracowników projekt lub jego część. Odpowiedzialność za całość nadal spoczywa na nim, część dotycząca określonego fragmentu została jednak oddana w inne ręce. Do delegującego należy wybór, niezbędna informacja i późniejsza kontrola.
2. Sztuka zaufania
Dobry lider nie może nie ufać pracownikom, zwłaszcza tym, którym powierzył odpowiedzialne zadanie. Zamartwianie się: „czy on na pewno sobie poradzi” nie ma najmniejszego sensu. Jeśli zdecydowaliśmy się na delegowanie obowiązków, okażmy podwładnym zaufanie i dajmy im do zrozumienia, że
wierzymy w ich umiejętności i kompetencje.
3. Nie obawiaj się utraty znaczenia
Twoi pracownicy z pewnością docenią to, że powierzasz im odpowiedzialne zadania i masz do nich zaufanie. Nie obawiaj się więc, że stracisz pozycję. Właśnie dlatego, że jesteś szefem, możesz delegować obowiązki i rozdzielać strategiczne zadania.
4. Co można delegować
W pierwszej kolejności zastanów się, jakie obowiązki twoi pracownicy mogą wykonać lepiej nawet od ciebie. Być może ktoś z nich jest doskonałym negocjatorem i bez problemu pozyska nowych klientów. W drugiej kolejności spróbuj się pozbyć obowiązków, które są szczególnie obciążające dla ciebie, a jednocześnie możliwe do wykonania przez innych (rozsyłanie przesyłek pocztowych, przeszukiwanie internetu, odbieranie i dostarczanie materiałów, aktualizacja i studiowanie publikacji branżowych, korekta tekstów handlowych czy umów z klientami). Ponadto deleguj te zadania, dzięki którym twoi podwładni podniosą swoje umiejętności, wykażą się pomysłowością i kreatywnością. Nie dość, że wygospodarujesz więcej czasu dla siebie, to jeszcze zyskasz ich wdzięczność za możliwość rozwoju.
5. Co delegujemy w ograniczonym zakresie
Pamiętaj, że jako szef musisz odpowiadać samodzielnie za strategiczne decyzje, od których zależy kondycja firmy. Nie zrzucaj odpowiedzialności za kluczowe zadania na niedoświadczonych pracowników. Trudniejsze zadania powinieneś cedować na bardziej doświadczonych kierowników lub prowadzących poszczególne działy w firmie. Menedżer odpowiada za długofalowe zadania firmy: tworzenie planów rozwojowych, wprowadzanie istotnych zmian, podejmowanie ryzykownych decyzji związanych z wydatkami, reprezentowanie przedsiębiorstwa podczas negocjacji czy kontaktowanie się z zarządem.
6. Szukanie nowych liderów
Zanim zaczniesz delegować obowiązki, dokładnie przeanalizuj kompetencje swoich podwładnych. Zastanów się, kto twoim zdaniem sam ma szanse na zostanie liderem i kto najlepiej wywiąże się z powierzonych mu zadań. Dobry szef powinien znać swoich pracowników – umieć ocenić ich mocne i słabe strony. Musi wiedzieć, kto najlepiej sprawdzi się w kontaktach z klientami, kogo wysłać na delegację, a komu powierzyć opracowanie najnowszej kampanii reklamowej.
7. Podział obowiązków
Kiedy już wiesz, komu i co chcesz powierzyć, przystąp do delegowania. Coachowie zalecają zastosowanie metody SMART składającej się z pięciu zasad:
● Określenie konkretnego celu.
● Ustalenie, czy cel jest możliwy do zrealizowania.
● Zaakceptowanie celu przez obie strony – menedżera i podwładnego.
● Podkreślenie, że osiągnięcie celu stanowi wyzwanie.
● Określenie terminu realizacji celu.
Każdy szef powinien się upewnić, czy podwładny dobrze go zrozumiał, i ewentualnie odpowiedzieć na dodatkowe pytania pracownika. W przypadku określenia terminu wykonania zadania dobrze jest wyrażać się jasno: „Do wtorku do 15.30”, zamiast „Ma pan na to około tygodnia”.
8. Motywacja
Delegowanie zadań to nie tylko odciążanie nas samych, ale również doskonały sposób na motywację pracowników. Nowe zadania powinny być więc przedstawiane jako wyzwania, które stawiasz
przed podwładnymi, bo wierzysz w ich kompetencje.
9. Kontrola
Wyznaczenie zadania nie oznacza jeszcze, że zostało ono wykonane. Dlatego mądry szef nie może sobie pozwolić na całkowite ignorowanie tego, co zlecił podwładnemu. Nawet najlepszy pracownik może się przecież pomylić. Warto stworzyć tzw. system raportowania – czyli rozliczania się z kolejnych etapów zadania. W tym celu powinno się ustalić konkretne terminy spotkań, podczas których będą omawiane wykonane punkty planu. To pozwoli uniknąć ewentualnych błędów czy przeoczeń.
10. Odpowiedzialność
Warto pamiętać, że bez względu na to, kto wykonał powierzone mu zadanie, i tak na koniec to ty odpowiadasz za pracę podwładnych. Delegowanie zadań nie zwalnia cię z odpowiedzialności i nie może być też powodem zrzucania winy na innych. Dobry szef zawsze podpisuje się pod ostatecznym efektem pracy.