Urodził się w 1977 roku i osiągnął już to, na co niektórzy pracują całe swoje życie. Doradzał ponad trzydziestu rekordzistom świata w sporcie zawodowym i olimpijskim. Był analitykiem i aktywistą organizacji zajmujących się problemem azylu politycznego. Na Princeton University prowadził gościnnie wykłady z przedsiębiorczości w branży high-tech. Zdobył mistrzostwo Chin w kick boxingu, ustanowił rekord Guinnessa w tangu, był tancerzem breakdance w tajwańskim MTV i aktorem w najpopularniejszych serialach telewizyjnych w Chinach i Hongkongu.
Poza tym zna sześć języków, prowadzi międzynarodową firmę korzystając z internetu bezprzewodowego, jest inwestorem, podróżuje i napisał trzy książki, które stały się światowymi bestsellerami. Timothy Ferriss robi wciąż mnóstwo fascynujących i ciekawych rzeczy, o których kiedyś tylko marzył. Zanim jednak zmienił swoje życie, pracował dwa lata po 14 godzin dziennie w dziale sprzedaży jednej z kalifornijskich firm. Potem prowadził swoją działalność, co dawało mu więcej swobody, ale zabierało niemal 20 godzin dziennie. Wszedł na drogę typowego biznesowego stylu życia – harować teraz, żeby dopiero na emeryturze wydawać ciężko zarobione pieniądze.
Nie mógł się jednak zgodzić na to, że poświęca najlepsze lata życia prawie wyłącznie na ciężką pracę. Doszedł do wniosku, że nie chce mieć milionów, chce tylko żyć jak milioner – nie martwić się o pieniądze i spędzać czas tak, jak lubi, a nie tak, jak musi. Jego priorytetem stało się więc szukanie odpowiedzi na pytanie: „Jak mogę zacząć prowadzić życie milionera, nie mając miliona dolarów?”. Zaczął totalną rewolucję swojego stylu myślenia, życia i postępowania, która miała go doprowadzić do zwiększenia efektywności pracy przy jednoczesnym zmniejszeniu czasu na jej wykonanie. Wynik? Z czternastogodzinnego dnia pracy i 40 tys. dolarów rocznie przeszedł na czterogodzinny tydzień pracy i 40 tys. dolarów miesięcznie.
Zyskał pieniądze i czas na realizowanie tego, co dawało mu większą satysfakcję w życiu. Dokładniej o tym, w jaki sposób Tim Ferriss zmienił swój styl życia, możesz przeczytać w jego książce „4-godzinny tydzień pracy. Uwolnij się od schematu od 9.00 do 17.00 i dołącz do niezależnych finansowo”.
Jeśli należysz do tych, którzy większość swojego czasu spędzają na pracy i wciąż na później odkładają przyjemności, rodzinę, przyjaźnie, sport, podróże czy inne marzenia – zapraszam cię do wykonania pierwszego małego kroku w kierunku większej efektywności. Inspirując się między innymi narzędziami stosowanymi przez Ferrissa, chciałabym zaproponować ci kilka sposobów na sprytniejsze wypełnianie obowiązków, żebyś już nie musiał odkładać na później tego, na co zazwyczaj brakuje ci czasu.
Nie układaj, tylko wyrzucaj
Zwiększanie swojej efektywności to temat omawiany już chyba na wszystkie sposoby. Wciąż jednak najbardziej kojarzy się z technikami zarządzania czasem i doskonalenia planowania każdego dnia metodą „to do list”. Nie wystarczy jednak nauczyć się układać swoje zadania tak, żeby wypełnić każdą minutę w ciągu doby. Wiele spraw to porządkuje, ale nie sprawia, że wykonujemy pracę efektywniej i zyskujemy wolny czas. Może jedynie gwarantuje, że prędzej czy później zrobimy to, co powinniśmy. W zwiększeniu efektywności chodzi przede wszystkim o to, żeby wziąć odpowiedzialność za swój czas i przestać go marnować na sprawy, które nic wartościowego nie przynoszą pod względem finansowym, zawodowym ani prywatnym. Aby zyskać więcej, robiąc mniej, trzeba skupić się przede wszystkim na eliminowaniu zbędnych zadań i czynności.
„Od tej chwili zapamiętaj sobie na zawsze – pisze Tim Ferriss w „4-godzinnym tygodniu pracy” – że to, co robisz, jest nieskończenie ważniejsze od tego, jak to robisz. Wydajność jest ważna, ale bezużyteczna, jeśli nie odnosi się do właściwych rzeczy”. Większość firm na świecie zatrudnia ludzi na godziny, czyli zadaniem pracownika jest nie tylko wykonanie tego, co ma do zrobienia, ale też wypełnienie czymś tych ośmiu godzin w ciągu dnia. Wpadamy w kołowrotek krzątania się, przekładania papierów, sprawdzania e-maili, spotykania się, prowadzenia długich rozmów telefonicznych, parzenia kawy, sprawdzania Facebooka czy porządkowania folderów w komputerze. Wszystko po to, żeby sprawić wrażenie osób zajętych i ciężko pracujących. Znam osoby, które są tak zajęte wykonywaniem zadań zastępczych, że zazwyczaj zostają po godzinach, żeby zrobić to, co do nich należy. Możesz powiedzieć: „OK, posiedzę na Facebooku i tak mi za to płacą”– ale marnujesz przecież swój czas.
Ścieżki rozwoju
- Timothy Ferriss „ 4-godzinny tydzień pracy” MT Biznes 2011
- Bartłomiej Stolarczyk „ Naucz ich, jak mają cię traktować” Onepress 2014
1. ZŁODZIEJE CZASU
Jak się pozbyć nawyków, z powodu których marnujemy czas? Zacznij od odpowiedzi na trzy pytania, które proponuje w swojej książce Tim Ferriss:
1. Jakie czynności wykonuję najczęściej, kiedy unikam wzięcia się za właściwą pracę? Chodzi o wskazanie zastępczych czynności, które zazwyczaj podejmujesz, żeby odłożyć na później ważniejsze zadania, np. przeglądanie Facebooka. Bądź ze sobą szczery
.2. Gdybym miał zawał serca i mógł pracować tylko przez dwie godziny dziennie, co bym robił? To pytanie pomoże ci znaleźć te czynności, których wykonanie zagwarantuje ci na koniec dnia satysfakcję. Warto zadawać sobie takie pytanie co rano i zacząć od tych najważniejszych czynności. Reszta zadań najprawdopodobniej może poczekać.
3. Gdybym miał przyłożony pistolet do głowy i musiał przestać wykonywać cztery piąte czasochłonnych zadań, z których bym zrezygnował? Odpowiedź na to pytanie pomoże ci nazwać czynności, które zabierają twój czas w pracy i nie wspierają głównych celów. Jeśli już wiesz, co kradnie twój czas, zacznij szukać sposobów na wyeliminowanie właśnie tego, zwłaszcza ze swojego życia zawodowego. Obok znajdziesz rady, które mogą być dla ciebie inspiracją do konkretnych działań.
2. PRACUJ NAD SOBĄ
Czynności zastępcze są swego rodzaju nagrodą – chronią nas przed tymi zadaniami, które wydają się nieprzyjemne. Jeśli często po nie sięgamy, stają się nawykiem, np. zaczynanie pracy od przeglądania poczty czy Facebooka. Rezygnacja z nich nie będzie łatwa, ale przyniesie ulgę – jak po wyciągnięciu drzazgi. Aby było prościej, zachęcam cię rozpoczęcia 30-dniowego eksperymentu. Z tych czynności, z których możesz, zrezygnuj całkowicie na 30 dni (np. długie pogaduszki w kuchni ze znajomymi w pracy, prywatne rozmowy telefoniczne w pracy, Facebook czy inne strony rozrywkowe).
3. KONTROLUJ CZAS, JAKI SPĘDZASZ W INTERNECIE
W tym celu polecam skorzystanie z oprogramowania śledzącego czas, jaki spędzasz, przeglądając konkretne strony www.rescuretime.com. Program ten wysyła ci ostrzeżenia, jeśli przesiadujesz na konkretnej stronie dłużej, niż planowałeś, lub wchodzisz na konkretne strony poza czasem, jaki sobie na to przeznaczyłeś. Możesz też wygenerować cotygodniowe podsumowanie swojej aktywności na stronach www.
4. GRUPUJ ZADANIA PODOBNE
Czynności, z których nie możesz zrezygnować, zorganizuj według poniższych rad, dzięki temu będą zajmowały mniej czasu niż zwykle:
1. Odbieranie i odpisywanie na e-maile Po pierwsze wyłącz sygnały dźwiękowe i powiadomienia o tym, że właśnie dostałeś e-maila. Po drugie ogranicz sprawdzanie poczty do dwóch razy w ciągu dnia – najlepiej około południa i godzinę przed końcem pracy. Najprawdopodobniej uzyskasz już w tych godzinach odpowiedzi na swoje e-maile. Nigdy nie zaczynaj pracy od sprawdzania skrzynki pocztowej i odpisywania na e-maile – marnujesz czas swojej najwyższej produktywności na banalną czynność. Lepiej dokończ ważne zadania lub zrób to, co jest najważniejsze/ /najtrudniejsze do zrobienia. Jeśli obawiasz się, że umkną ci jakieś pilne sprawy, ustaw automatyczną odpowiedź, w której poinformujesz nadawcę e-maila, że odbierasz pocztę dwa razy w ciągu dnia, np. o 12.00 i 16.00, a jeśli sprawa nie może czekać, poproś o kontakt telefoniczny.
2. Rozmowy telefoniczne Odbieranie telefonów ogranicz również do dwóch razy w ciągu dnia. Ustaw automatyczną wiadomość, w której poproś o konkretne zarysowanie sprawy, i uprzedź, w jakich godzinach oddzwonisz. Przekonasz się, że spraw pilnych, w któ- re musisz się zaangażować natychmiast, wcale nie ma tak dużo. Ludzie zwracają się czasem z banalnymi rzeczami lub takimi, które tylko dla nich są ważne. Przekonasz się też, że jeśli ktoś naprawdę natychmiast cię potrzebuje, znajdzie sposób, żeby się z tobą skontaktować. Jeśli to ty wykonujesz telefony, zrób to o jednej, góra dwóch konkretnych porach w ciągu dnia – ustal listę telefonów, jakie masz wykonać i skup się tylko na tej czynności. Zajmie ci to mniej czasu, gdyż wykonywanie czynności podobnych jedna po drugiej zawsze idzie sprawniej niż zbieranie się do nich za każ- dym razem od nowa. Umów się z rodziną czy przyjaciółmi, że telefony prywatne odbierasz po pracy. A w razie ważnych i pilnych sytuacji, poproś o SMS.
3. Spotkania Ustal konkretne godziny w ciągu dnia lub jeden dzień w tygodniu, w którym możesz się spotykać. Zaznacz to w swoim kalendarzu, do którego mają wgląd inni pracownicy, powiadom szefa i zespół. Jeśli musisz iść na spotkanie poza swoimi terminami, poproś o dokładny jego plan i dopytaj, na czym ma polegać twój udział w spotkaniu. Jeśli to możliwe, ustal swoją obecność tylko na tej części spotkania, która ciebie dotyczy.
4. Skup się jak najdłużej na jednym zadaniu i staraj się je zrobić od początku do końca. Nie pozwalaj, żeby coś wybijało cię z rytmu. Jeśli zajmujesz biurko w pokoju z kilkoma innymi osobami, nakładaj na uszy słuchawki, nawet jeśli niczego nie słuchasz. Będzie to sygnał dla innych, że jesteś zajęty. Możesz też postawić kartkę na swoim biurku z napisem – „nie przeszkadzać do godziny…”. Jeśli ktoś mimo to próbuje do ciebie zagadać – nie ignoruj tego, może to naprawdę ważna sprawa. Zapytaj konkretnie, o co chodzi. Jeśli to ważne i możesz sprawę załatwić w 5–10 minut, zajmij się tym. Jeśli sprawa okaże się dla ciebie mało istotna, wyjaśnij, że jesteś zaabsorbowany inną pracą i nie dasz rady skupić się na nowym temacie. Poproś o e-mail lub zaproponuj inną godzinę spotkania. Zaproponuj też, że skoro już wiesz, o co chodzi, przygotujesz się lepiej do rozmowy.
5. ODMAWIAJ, PROPONUJ I NIE TRAĆ CZASU NA POGAWĘDKI
1. Nauczyć się być asertywnym i odmawiaj. Czasem odmówić nie jest łatwo, bo nie chcemy wyjść na egoistów. Jest jeszcze trudniej, gdy ktoś próbuje manipulacji, żeby przekonać nas do wyświadczenia mu przysługi, mówiąc np. „Tylko na ciebie mogę liczyć, nikt tego nie zrobi lepiej”, .” Pomyśl jednak rozsądnie – masz przecież prawo do zadbania o swoje sprawy i swój czas, masz też do czynienia z ludźmi dorosłymi, którzy potrafią ponosić konsekwencje swoich działań i znaleźć inne rozwiązanie, jeśli ty nie zgodzisz się pomóc. Jeśli ty nabierzesz szacunku do swojego czasu, prędzej czy później nabiorą go inni. Pamiętaj tylko, żeby odmawiać stanowczo, ale z szacunkiem do drugiej osoby. Jeśli jest ci trudno odmówić, powiedz o tym, klarownie też wyjaśnij, dlaczego odmawiasz lub zaproponuj alternatywną formę pomocy na twoich warunkach. W skrócie schemat asertywnej odmowy można przedstawić tak:
EMPATIA + NIE + OBSZAR ODMOWY + UZASADNIENIE LUB/I ALTERNATYWNE ROZWIĄZANIE SYTUACJI
Rozumiem, że jesteś w trudnej sytuacji + NIE + wezmę jednak od ciebie tego zadania. + Przychodzisz w ostatniej chwili, a ja nie chcę rzucać teraz tego, co właśnie kończę. Mogę pomóc ci z tym jutro rano.
2. Nie wdawaj się w pogaduszki. Ani przez telefon, ani osobiście. Naucz się przerywać, jeśli ktoś robi dygresje. Zadawaj konkretne pytanie: „Przepraszam, za chwilę muszę wracać do swoich spraw, powiedz proszę, w czym mogę ci pomóc”.
3. Proponuj swoje rozwiązania. Tę radę możesz wcielić zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, zaczynając od prostych spraw. Kiedy ktoś zapyta cię: „Kiedy możesz się spotkać?,”, „Gdzie chcesz iść na kolację?”, „Jaki film chcesz obejrzeć?” – nie odwzajemniaj pytania: – „A ty, jak byś wolał?” – tylko zaproponuj rozwiązanie. Nie ma sensu kręcić się w kółko i przeciągać decyzji. Postaraj się wprowadzić w nawyk poniższe zwroty: • Czy mogę coś zaproponować? • Proponuję… • Spróbujmy zrobić tak…, a jak to się nie uda, to zróbmy…
6. ZMNIEJSZ ILOŚĆ INFORMACJI, KTÓRE PRZYJMUJESZ
Żyjemy w czasach nadmiaru informacji, które często bywają nieprawdziwe i bezwartościowe. Tracimy kontrolę nad tym, co do nas dociera, i czas, grzęznąc w szczegółach newsów podawanych przez różne źródła. Aby zyskać więcej czasu na sprawy naprawdę wartościowe, warto przejść na dietę niskoinformacyjną. Jak możesz to zrobić?
– Zrób sobie tygodniowy post od wszelkich mediów – żadnego oglądania wiadomości w telewizji, żadnego czytania gazet – z wyjątkiem tych potrzebnych ci do pracy, żadnego słuchania radia – z wyjątkiem muzyki, żadnego przeglądania stron informacyjnych i surfowania po sieci – z wyjątkiem czytania stron koniecznych do pracy. Zobaczysz, że najistotniejsze informacje o tym, co dzieje się w świecie i tak do ciebie dotrą. Dzięki temu eksperymentowi przekonasz się, które informacje naprawdę nic nie wnoszą do twojego życia, a także ile czasu możesz odzyskać i przeznaczyć na sprawy bardziej dla ciebie wartościowe – np. spotkania i rozmowy z bliskimi, zabawę z dziećmi czy po prostu odpoczynek.
– Zadawaj sobie pytanie: „Czy na pewno wykorzystam tę informację do czegoś dla mnie pilnego i ważnego?”. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, nie zaśmiecaj sobie nią głowy.
– Praktykuj sztukę niekończenia – to, że rozpocząłeś jakieś działanie, nie obliguje cię do tego, żeby je kończyć (pod warunkiem że nie jest to zadanie zlecone przez przełożonego). Jeśli czytana przez ciebie książka jest mało wartościowa, zostaw ją. Jeśli film w kinie śmiertelnie cię nudzi, po prostu opuść salę. Jeśli źle czujesz się na jakimś spotkaniu, przeproś i wyjdź. Czasami niekoń- czenie czegoś daje więcej korzyści niż męczenie się w wytrwaniu do końca. Szanuj swój czas i wprowadź do życia nawyk niekończenia bezwartościowych zajęć.
7. WPROWADŹ W ŻYCIE ZASADĘ PARETO I PARKINSONA
Brak czasu to tak naprawdę brak priorytetów” – podkreśla Tim Ferriss. „Nadmierne obciążenie pracą jest często tak samo nieproduktywne jak nierobienie niczego, choć jest też dużo bardziej nieprzyjemne. Działaj wybiórczo – rób mniej – oto droga do większej wydajności”. Tylko jak wybrać te czynności, które zajmują mniej czasu, a dają pożądane efekty? Odpowiedź na to pytanie odkrył żyjący na przełomie XIX i XX wieku włoski ekonomista Vilfredo Pareto. W jednej ze swoich prac naukowych przedstawił matematyczną formułę, która obrazuje podział dobrobytu w społeczeństwie – 80 proc. bogactwa i dochodów jest tworzone przez 20 proc. ludności.
Zasada 80/20 sprawdza się też poza ekonomią i wskazuje na to, że – 80 proc. rezultatów wynika z 20 proc. wkładu. Adaptując tę zasadę do każdej pracy, jaką zamierzamy wykonać, można założyć, że wykonanie 20 proc. najważniejszych rzeczy zaowocuje 80 proc. oczekiwanych rezultatów. „Na próżno robić więcej, jeśli można osiągnąć to samo, robiąc mniej” – mówił żyjący w XIV wieku William Ockham, filozof i teolog. Dlatego zamiast zatracać się w szczegółach wykonywanych zadań i poprawiać to, co jest już wystarczająco dobre, zastanów się, co wystarczy wykonać lub/i z czego zrezygnować, żeby szybciej i efektywniej osiągnąć to, co zamierzasz. Pamiętaj też o tym, że większość czynności wystarczy wykonać dobrze, nie trzeba idealnie. Wprowadź zasadę Pareto do swojego życia zawodowego i prywatnego. Pomoże ci w tym znalezienie odpowiedzi na poniższe pytania.
1. Które 20 proc. przyczyn powoduje 80 proc. moich problemów i bolączek? Zadaj sobie to pytanie, odnosząc się do róż- nych obszarów swojego życia – zadań i ludzi w pracy, zadań i ludzi w życiu prywatnym. Kiedy je zidentyfikujesz, postaraj się je ograniczyć czy nawet zrezygnować z ich wykonywania lub z kontaktowania się z konkretnymi osobami. Jeśli to niemożliwe, znajdź sposób, aby naprawić te 20 proc. relacji czy zautomatyzować lub przekazać komuś innemu kilka zadań, które spędzają ci sen z powiek.
2. Które 20 proc. przyczyn powoduje 80 proc. upragnionych rezultatów? Poszukaj odpowiedzi w różnych obszarach w swoim życiu. Kiedy znajdziesz już i nazwiesz te zadania, które dają ci najwięcej korzyści czy relacje, które dają ci najwięcej satysfakcji – skup się na jak najlepszym wykonywaniu ich i dbaniu o nie.
3. Jakie 20 proc. czynności muszę wykonać, by zrealizować 80 proc. zadania? Zawsze zadawaj sobie to pytanie, kiedy zaczynasz nowe zadanie czy projekt.
„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” – głosi prawo Cyrila Parkinsona, brytyjskiego historyka i pisarza, który zasłynął z krytyki rozrastającej się w świecie biurokracji. Parkinson nazwał to, co każdy zna z autopsji – jeśli dostajemy określony czas na wykonanie pracy, najprawdopodobniej z pełną koncentracją zabierzemy się za nią jak najpóźniej. Jeśli mamy do dyspozycji dużo więcej czasu, niż wymaga tego zadanie, zaczynamy je komplikować, przedłużać czy odkładać na ostatnią chwilę. Z drugiej strony, kiedy coś spada nam na głowę w ostatniej chwili i mamy ekstremalnie mało czasu na wykonanie zadania, często zdarza się, że jakimś cudem wyrabiamy się w porę. Krótki termin zmusza nas do maksymalnego skoncentrowania się na realizacji – nie mamy wyboru, trzeba skupić się na tym, co najważniejsze. Co więcej, okazuje się niejednokrotnie, że rezultaty zadania wykonanego w krótszym terminie, dzięki maksymalnej koncentracji, są takie same lub lepsze od tych wykonywanych przez długi czas.
Zasada Pareto i prawo Parkinsona stosowane jednocześnie mogą być prawdziwą rewolucją w poprawie produktywności. Dlatego podejmując jakieś zadania, trzymaj się dwóch zasad:
1. Ogranicz liczbę zadań do najważniejszych, aby skrócić czas pracy (zasada 80/20).
2. Skróć czas wykonywania zadania, aby ograniczyć się do najważniejszych czynności (prawo Parkinsona).