Spotkania twarzą w twarz to nie tylko wymiana wiedzy, ale także ważne rytuały w biurze. Takie zwyczaje zapewniają komfort, uspokajają oraz są niezbędne w budowaniu i utrzymywaniu kontaktu. Rozmowa face-to-face to również ważny mechanizm w komunikacji postaw i emocji wśród partnerów biznesowych, czy współpracowników. Dlaczego e-spotkania są tak wyczerpujące?
Brak komunikacji niewerbalnej
Nasze odczucia i postawy są w dużej mierze przekazywane przez sygnały niewerbalne, takie jak mimika twarzy, ton i wysokość głosu, gesty, postawa i odległość między osobami komunikującymi. Podczas spotkania twarzą w twarz przetwarzamy te sygnały w dużej mierze automatycznie, a jednocześnie możemy słuchać rozmówcy.
Na czacie wideo musimy jednak pracować ciężej, by przetwarzać niewerbalne sygnały, a zwracanie na nie większej uwagi pochłania bardzo dużo energii. I mimo że teoretycznie nasze umysły są wtedy razem, nasze ciała czują, że wcale tak nie jest. Ten dysonans jest niezwykle wyczerpujący.
Ponadto, podczas spotkań twarzą w twarz w dużej mierze polegamy na niewerbalnych podpowiedziach, by dokonać odpowiedniej emocjonalnej oceny, np. czy dane stwierdzenie jest wiarygodne.
Co, jeśli coś pójdzie nie tak?
Firmowe wideoczaty z miejsca zamieszkania mogą być również bardzo stresujące, więc nie dziwne, że niekiedy trudno nam się na nich skupić. Bo co, jeśli wydarzy się coś niespodziewanego? Co, jeśli padnie domowe łącze albo domownik zapomni, że pracujesz i niechcący zaprezentuje w tle wideorozmowy swoje nagie wdzięki? A co będzie, jeśli twoi rozmówcy zorientują się, że jeszcze minutę przed spotkaniem słodko spałeś/aś?
Brak relaksu przed spotkaniem
Spotkania w biurze mają do siebie to, że najczęściej trzeba zrobić sobie na nie krótszy lub dłuższy spacer. Po drodze możemy porozmawiać ze współpracownikami, nadrobić zaległości w social media, czy po prostu rozprostować kości i dotlenić mózg, co dodaje nam energii. W domu natomiast często rozpoczynamy wideokonferencję sekundę po odstawieniu poprzedniego zadania, co nie sprzyja uważności i produktywności.
Zmiana środowiska
To, gdzie się spotykamy, ma znaczenie. Środowisko fizyczne działa jak poznawcze rusztowanie – przypisujemy pewne znaczenia salom konferencyjnym i innym miejscom w biurze, a to subtelnie zmienia nasze zachowanie, pobudzając do bardziej kreatywnego myślenia i sprawnego rozwiązywania problemów.
Patrzenie na własną twarz stresuje
Oglądanie własnej twarzy przez kilkadziesiąt minut może działać jako stresor i chociaż absolutnie każdy przez większość spotkania online patrzy tylko na siebie, analizując wszystkie swoje miny i grymasy, również wszyscy są zestresowani tym, jak mogą postrzegać ich inni.
Halo, jesteś tam?
W rozmowie na żywo cisza jest ważna i nadaje naturalny rytm. W rozmowie wideo jest zupełnie inaczej – występowanie ciszy wywołuje niepokój o technologię, a nawet 1,2-sekundowe opóźnienie w reagowaniu online sprawia, że ludzie postrzegają rozmowę jako mniej przyjazną i niezbyt konkretną.
Ponadto frustracja z powodu włączania i wyłączania mikrofonów, opóźnionego obrazu i szumów w tle sprawia, rzadko sprawia, że spotkanie przebiega tak płynnie, jak na żywo.