Obowiązkowe e-Doręczenia dla firm z KRS
e-Doręczenia to system przesyłania elektronicznie listów za potwierdzeniem odbioru. W założeniach ma ułatwić wymianę dokumentów między administracją, firmami i obywatelami. Korespondencja elektroniczna, dostarczana na adres do e-Doręczeń, jest wobec prawa równoważna z listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru. Jeśli urząd będzie potrzebował przesłać dokument do firmy, w pierwszej kolejności sprawdzi, czy w rejestrze znajduje się jej adres do e-Doręczeń. Jeśli tak korespondencja zostanie wysłana w postaci elektronicznej i po 14 dniach zostanie uznana za doręczoną ze wszystkimi tego skutkami (np. ustaleniem terminu odwołania).
Z tej skrzynki można wysyłać także listy e-Polecone, przeznaczone do korespondencji między podmiotami niepublicznymi, w tym także między dwiema osobami fizycznymi lub osobą fizyczną i firmą. Przy tym warto pamiętać, że prowadzący działalność gospodarczą potrzebują dwóch skrzynek dla e-Doręczeń – muszą założyć prywatną i firmową. To samo dotyczy osób wykonujących zawody zaufania publicznego.
Czytaj też: Poczta Polska będzie tupać ze złości. Pisma urzędowe można nadać kurierem
System elektronicznych doręczeń korespondencji jest obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku dla samorządów, urzędów i innych instytucji publicznych oraz osób wykonujących niektóre zawody zaufania publicznego. Już za kilka dni część przedsiębiorców również będzie miała taki obowiązek.
Poczta Polska przypomina, że by skorzystać z systemu e-Doręczeń, trzeba mieć specjalny adres do e-Doręczeń (ADE). Można go założyć szybko i łatwo – wystarczy wypełnić wniosek na Koncie Przedsiębiorcy na portalu Biznes.gov.pl i wysłać, korzystając na przykład z podpisu elektronicznego. Po aktywacji specjalny adres zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych i będzie można na nim aktywować e-Doręczenia i wyznaczyć administratora skrzynki. Instrukcja krok po kroku zostanie wysłana e-mailem po złożeniu wniosku.
Czy system wytrzyma?
Obawiający się o prawidłowe działanie systemu dostali zapewnienie, że tym razem szersze wdrożenie powinno pójść gładko. Rzeczywiście na początku 2025 roku system e-Doręczeń miał problemy. Część urzędów musiało czekać na nadanie przesyłki elektronicznej nawet kilka dni, a w wiadomościach brakowało załączników.
Czytaj też: Cyfrowa rewolucja w rozsypce – rząd bierze Pocztę Polską na dywanik!
Ministerstwo Cyfryzacji potwierdziło występowanie trudności technicznych. Jednak jeszcze przed końcem stycznia większość z nich została rozwiązana. Patrycja Grebla-Tarasek ze Związku Powiatów Polskich (ZPP) przekazała na początku lutego, że jeszcze 7 proc. przesyłek ze starostw oczekiwało na doręczenie jeszcze w kolejnym tygodniu. W końcu jednak problem został namierzony. U 34 z 200 tysięcy podmiotów wystąpiły błędy w integracji systemów samorządowych z systemem e-Doręczeń.
Poczta Polska deklaruje, że system jest gotowy na przyjęcie kilkuset tysięcy nowych użytkowników od 1 kwietnia 2025. Miejmy nadzieję, że tym razem obejdzie się bez problemów.
Aktualizacja: Firmy podchodzą do e-Doręczeń jak pies do jeża
e-Doręczenia zupełnie likwidują niektóre ryzyka, jakimi obarczone są przesyłki na nośnikach fizycznych. Tradycyjny list może zostać zniszczony lub zgubiony w czasie doręczenia, znane są również przypadki fałszowania podpisów na „zwrotkach”, stanowiących potwierdzenie odbioru korespondencji, a opóźnienia w dostarczaniu przesyłek przez Pocztę Polską są już legendarne.
e-Doręczenia są pod tym względem znacznie bezpieczniejsze. Wysłany dokument trafia do skrzynki odbiorcy błyskawicznie, jego drogę można prześledzić i nie przechodzą przez ręce osób postronnych. Nie ma też mowy o problemach z potwierdzeniem odbioru – wróci tą samą drogą, którą przyszedł dokument.
Mimo wszystko może się zdarzyć, że organ państwowy wyśle do przedsiębiorcy papierowy list polecony, mimo że w bazie BAE będzie figurował jej adres do e-Doręczeń. Art. 147 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych przewiduje taką możliwość, jeśli wystąpią odpowiednie „przesłanki organizacyjne”. O ich wystąpieniu zdecyduje nadawca.
Oczywiście by system działał sprawnie, urzędnicy, przedsiębiorcy i obywatele muszą się do niego zapisać oraz przyzwyczaić do sprawdzania swoich skrzynek. Sprawa wcale nie wygląda kolorowo. Ministerstwo Cyfryzacji podało, że dotychczas skrzynkę e-Doręczeń założył jeden na dziesięciu przedsiębiorców wpisanych do KRS (prawie 85 z 740 tysięcy). To skandalicznie mało, zwłaszcza że od 1 stycznia 2025 roku firmy rejestrujące działalność w KRS dostają skrzynkę e-Doręczeń automatycznie.
Wśród firm wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) skrzynkę e-Doręczeń ma tylko 236 tysięcy podmiotów.
Przyczyną takiego stanu rzeczy może być brak ustawowej kary za brak skrzynki do e-Doręczeń. W przypadku osób wykonujących zawody zaufania publicznego jedyną konsekwencją jest odpowiedzialność dyscyplinarna. W efekcie na 8,5 miliona przesyłek wysłanych aż 7,5 miliona trzeba było dostarczyć na papierze (tryb hybrydowy), a większość z tych cyfrowych i tak stanowiły listy między podmiotami publicznymi.
Warto też wiedzieć, że system e-Doręczeń zastąpi ePUAP jako kanał cyfrowej komunikacji na linii państwo-obywatele. Monika Gembicka z biura komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji przypomniała, że ePUAP to rozwiązanie tymczasowe i będzie z czasem wygaszany:
Planujemy jego stopniowe wygaszenie i zastąpienie m.in. przez e-Doręczenia. Zmiana ta będzie następować stopniowo. Z końcem 2025 roku zakończy się okres przejściowy, w czasie którego podmioty publiczne mogą w określonych przypadkach wysyłać korespondencję przez ePUAP. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia będą podstawową i obowiązkową formą komunikacji z podmiotami publicznymi.
Niebawem poznamy harmonogram wygaszania usług dostępnych w ePUAP. Skrzynki do e-Doręczeń będą obowiązkowe dla kolejnych grup przedsiębiorców w najbliższych latach. Od 1 października 2026 będą musiały je mieć firmy zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025. Od 1 października 2029 będą musiały je mieć także sądy, Trybunały, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna oraz komornicy.
e-Doręczenia tańsze niż znaczki pocztowe
e-Doręczenia przyniosą także korzyści finansowe dla obywateli i podmiotów publicznych. Warto wiedzieć, że obywatele i przedsiębiorcy mogą wysyłać korespondencję do podmiotów publicznych całkowicie za darmo. Bezpłatna jest także komunikacja między podmiotami publicznymi.
Cennik Poczty Polskiej przewiduje opłaty dla podmiotów publicznych, wysyłających korespondencję do obywateli i przedsiębiorców. Przekazanie korespondencji z wykorzystaniem doręczenia całkowicie elektronicznego (PURDE) kosztuje 5,30 zł netto, z wykorzystaniem doręczenia hybrydowego (PUH, czyli drukowanie e-maila gdy odbiorca nie ma skrzynki e-Doręczeń) 8,35 zł netto.
Cennik korespondencji między firmami (relacje b2b) za pośrednictwem kwalifikowanych dostawców usług (KDU) nie jest uregulowany ustawowo i będzie zależał od operatora. Takim dostawcą może być między innymi Autenti, Asseco czy Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.