Przypomnij sobie wieczór tuż przed jednym z egzaminów w trakcie studiów. Każdy z nas to przeżył – ostre wkuwanie w nadziei opanowania materiału z całego półrocza w kilka godzin. Działanie na ostatnią chwilę niekiedy przynosi pozytywne rezultaty i uczy, że nie warto myśleć o systematycznej i regularnej pracy, bo może „jakoś się uda”.
Takie myślenie wchodzi w nawyk i chociaż nie zdajemy już egzaminów, stosujemy metodę „na ostatnią chwilę”, realizując wiele życiowych zadań. Nie planujemy rzeczy ważnych i dopiero gdy pali nam się grunt pod nogami, w pośpiechu szukamy szybkich metod i czynników zaradczych, żeby zapobiec porażce, stracie czy nie zmarnować okazji na osiągnięcie celu. Metoda „na ostatnią chwilę” w wielu obszarach życia zupełnie się nie sprawdza. „A co z naszym charakterem?” – pyta Stephen Covey w książce „Najpierw rzeczy najważniejsze”. „Czy ktoś, kto wcześniej prześlizgiwał się przez życie, może nagle stać się człowiekiem spójnym wewnętrznie, odważnym i pełnym poświęcenia? A zdrowie fizyczne? Czy wszystkie lata objadania się chrupkami, ciastkami czekoladowymi, stronienia od gimnastyki da się wymazać, spędzając ostatnią noc przed maratonem na treningu aż do granic wytrzymałości?”.
Alternatywą jest planowanie, czyli nazwanie kolejnych kroków, które trzeba przejść, aby osiągnąć cel. Planowanie zmniejsza napięcie, przywraca kontrolę nad życiem i zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu. Jest wiele metod planowania – niektóre z nich będą dla ciebie przydatne, niektóre nie – jednak ważniejsze niż metody są zasady wyznaczania drogi do celu. Podstawową zasadą każdego planu jest jego spójność z twoją życiową misją i wartościami. Żeby wytrwać w realizacji planu, musisz wiedzieć, dokąd zaplanowana droga ma cię zaprowadzić. Dlatego zanim zaczniesz planować cele, te dalsze i te bliskie, zastanów się, co i dlaczego chcesz osiągnąć. Zacznij od określenia życiowej misji, której wypełnienie pozwoli ci w ostatecznym rozrachunku powiedzieć: „udało się tak, jak chciałem”.
1. MISJA
Kiedy nie masz jasno sprecyzowanej misji (lub jesteś wyznawcą wartości uważanych za ważne przez inne osoby, a nie przez ciebie samego), życie wydaje ci się pasmem zmagań.Okoliczności wywierają na ciebie presję, często kierując cię w strony, które niekoniecznie sam byś wybrał. Odczuwasz frustrację i niepokój. Misja jest paliwem dla planów i działań. Dzięki niej nabierasz poczucia sensu tego, co zamierzasz osiągnąć. Nie ograniczaj się do tego, co uważasz za możliwe do osiągnięcia, ani do tego, co uważasz, że potrafisz. Ważne jest, czego tak naprawdę chcesz, co jest twoją pasją i co jest dla ciebie rzeczywiście ważne. Jak powiedział Friedrich Nietzsche, „ten kto ma w życiu swoje »dlaczego«, poradzi sobie z »jak«”. Realizacja planów zgodnych z życiową misją daje najgłębsze poczucie spełnienia. Stephen Covey, światowy autorytet w dziedzinie przywództwa, uważa świadomość swojej misji za największą życiową siłę napę dową. „Misja jest wyrazem tego, co w tobie najgłębsze i najlepsze– pisze w książce »Najpierw rzeczy najważniejsze« – wyraża twoje wyjątkowe umiejętności i niepowtarzalną zdolność dawa nia czegoś od siebie innym”.
ĆWICZENIE: WYCIECZKA W PRZYSZŁOŚĆ
Za Coveyem proponuję ci jedną z najskutecz niejszych metod formułowania osobistej de klaracji misji życiowej. Najpierw zadbaj o czas tylko dla siebie – z dala od telefonów, pracy, przyjaciół, rodziny. Zamknij oczy i wyobraź sobie swoje osiem dziesiąte urodziny. Oto odbywa się wspaniała uroczystość. Twoi przyjaciele, bliscy i znajomi zebrali się, by złożyć ci życzenia. Wyobraź to sobie z najdrobniejszymi szczegółami. Widzisz, jak oni wszyscy stoją jeden przy drugim, by złożyć ci wyrazy uznania? Wyobraź sobie teraz, że każdy z nich symbolizuje role, jakie teraz odgrywasz w życiu: rodzica, pracownika, męża, przyjaciela, brata itp. Załóżmy również, że wywiązałeś się z tych zadań do granic możliwości.
Odpowiedz na pytania:
- Co powiedzieliby ci ludzie?
- Za jakie cechy charakteru by cię pochwalili?
- O jakich twoich znaczących dokonaniach mogliby wspomnieć?
- Przyjrzyj się im uważnie. Czy w zasadniczy sposób zmieniłeś ich życie?
- Weź kartkę i wypisz własne role, a obok nich wyrazy uznania, jakie chciałbyś usłyszećod każdej z osób symbolizujących kolejne role.
- Jakie motto nadałbyś swojemu życiu, odbierając te wszystkie wyrazy uznania?
- Jak się czujesz wobec takiego obrazu swojego życia?
2. CEL
Cele to po prostu misja podzielona na mniejsze, konkretne i gotowe do realizacji zadania.Ludzie stawiający sobie cele zgodnie z ich misją i wartościami mają większe szanse powodzenia niż ci, którzy żyją z dnia na dzień. Ambitny, konkretny, jasno sprecyzowany i określony w czasie cel sprawia, że bardziej się staramy. Wyznaczając cel, wyrażamy przed sobą i innymi wiarę w to, że jesteśmy w stanie przejść drogę do celu, mimo że mogą pojawić się na niej przeszkody. W 1879 roku Thomas Edison oświadczył, że 31 grudnia zaprezentuje, jak działa żarówka elektryczna, chociaż poprzednie jego pomysły nie były udane. W sylwestrowy wieczór 1879 roku spełnił swoją obietnicę. Na początku lat sześćdziesiątych ubiegłego stulecia John F. Kennedy oświadczył, że do końca dekady Stany Zjednoczone wyślą człowieka na Księżyc. Złożył tę deklarację, mimo że technologia kosmiczna była wciąż niewystarczająca do zorganizowania takiej wyprawy. Kennedy osiągnął jednak swój cel i załoga Apollo 11 wylądowała na Księżycu 21 lipca 1969 r. Powyższe przykłady są imponujące – słowna deklaracja celów nie jest gwarancją ich osiągnięcia, ale zdecydowanie podnosi motywację i zwiększa szanse na powodzenie. „Dopóki człowiek nie podejmuje zobowiązania, wciąż jest wahanie, możliwość wycofania się, brak skuteczności”– podkreśla szkocki himalaista William H. Murray. Dlatego zachęcam cię do postawienia sobie celów, zapisania ich i pochwalenia się nimi innym.
ĆWICZENIE: METODA SMART
W wyznaczaniu celów nie ma nic trudnego. Ludzie najczęściej nie przenoszą ich na papier i nie mówią o nich innym, ponieważ obawiają się, że w ten sposób staliby się odpowiedzialni za ich osiągnięcie. Kiedy cele są niejasne, nie grozi ci utrata twarzy i związane z tym przykrości, jeśli ich nie osiągniesz. Ale też szansa, że je osiągniesz, jest mniejsza. Cel będzie łatwiejszy do zrealizowania, gdy spełni kilka kryteriów: będzie szczegółowy, mierzalny, atrakcyjny, realny i określony w czasie. Wytrwasz w jego realizacji i osiągniesz spełnienie tylko wtedy, gdy będzie ekologiczny – to znaczy zgodny z twoją misją życiową i wartościami.
Wybierz jeden cel, który wydaje ci się teraz najważniejszy. Skonkretyzuj go za pomocą poniższych rad i pytań. Następnie sprawdź, czy to jest naprawdę to, co jest dla ciebie ważne i wartościowe.
Dobrze określony cel powinien być:
SZCZEGÓŁOWY– konkretny cel łatwiej osiągnąć niż cel ogólny. Cel trzeba zdefiniować możliwie najbardziej precyzyjnie, najlepiej tak, aby osoby, które będą czytać o twoim celu, nie miały wątpliwości, czego tak naprawdę chcesz. Pomoże ci pytanie: » Czego dokładnie chcesz? (postaraj się spojrzeć na swój cel jak na zdjęcie i opisz, jak najbardziej obiektywnie).
MIERZALNY– cel musi być wymierny, to znaczy tak sformułowany, by można było liczbowo albo w inny jednoznaczny sposób określić efekt końcowy. Pomogą ci pytania: » Po czym poznasz, że osiągnąłeś cel? » Jaki skutek wywoła osiągnięcie tego celu? Jaki stan psychofizyczny chcesz uzyskać? » Jakie twoje potrzeby zaspokoi?
ATRAKCYJNY (AMBITNY) – cel musi być atrakcyjny, wzbudzać ciekawość i chęć działania.Poza tym musi być stosunkowo trudny, ale jednocześnie możliwy do osiągnięcia. Pomogą ci pytania: » Jakie korzyści odniesiesz, gdy osiągniesz ten cel? » Co stracisz, gdy nie osiągniesz tego celu?
REALISTYCZNY– cel musi być do osiągnięcia, z uwzględnieniem zasobów, obecnej sytuacji, czasu przeznaczonego na osiągnięcie celu. Pomoże ci pytanie: » Jakie argumenty przemawiają za realnością tego celu? TERMINOWY– określony w czasie jak najbardziej realistycznie. Wyznaczony czas na osiągnięcie celu jest czynnikiem mobilizującym. Pomoże ci pytanie: » Kiedy osiągniesz swój cel?
JAK SPRAWDZIĆ, CZY CEL JEST EKOLOGICZNY?
Możesz to zrobić na dwa sposoby.
1. Odpowiedz sobie szczerze na pytania: » Jakie twoje wartości realizuje dany cel? (Nazwij je konkretnie). » Jaki efekt osiągniesz dzięki realizacji tego celu? » Czy osiągnięcie tego celu może być stratą dla kogoś innego?
2. Zadbaj o chwilę ciszy i samotności dla siebie. Zamknij oczy i jak najdokładniej wyobraź sobie moment, kiedy osiągnąłeś/osiągnęłaś swój cel. Jakie uczucia się w tobie pojawiają? Jeśli odczuwasz radość, spokój i satysfakcję, to może być oznaką, że cel jest ekologiczny i spójny z twoimi wartościami. Jeśli pojawia się w tobie niepewność, lęk, niechęć, brak poczucia spełnienia – zastanów się, co może być tego powodem. Czy cel rzeczywiście wypełnia twoje wartości? Czy nie realizujesz go kosztem innych celów? Czy osiągnięcie celu może być krzywdzące dla innych?
3. PLANUJ WSTECZ
Tradycyjne planowanie naprzód ma jedną podstawową zaletę – jest dla nas bardziej naturalne. Ale sprawdza się tylko w przypadku prostych, krótkoterminowych celów (np. kupno nowej lodówki lub zarezerwowanie lotu do konkretnego kraju). Nie jest równie efektywne w przypadku celów złożonych, takich jak znalezienie nowej pracy, zrzucenie wagi, zaplanowanie ślubu lub zakupienie domu. Problem planowania do przodu polega na tym, że skupia się na działaniach i skłania nas do zbyt dużej szczegółowości w określaniu kolejnych kroków. Przy takim tradycyjnym planowaniu brak ci struktury potrzebnej do tego, by wykonać odpowiednie rzeczy w odpowiedniej kolejności i w odpowiednim momencie. Planowanie wstecz skupia się na rezultatach. Dostarcza struktury niezbędnej do wykonania właściwych rzeczy we właściwej kolejności we właściwym czasie. Ponadto pomaga utrzymać rozpęd, nawet jeśli się nie jest w dobrym nastroju.
ĆWICZENIE: UCIECZKA DO PRZODU
1. Wybierz jeden cel– możesz skorzystać z tego, jaki stworzyłeś w poprzednim ćwiczeniu.
2. Sporządź listę minicelów – kroków pośrednich, jakie musisz osiągnąć, aby zrealizować swój cel w terminie, który sobie wyznaczyłeś. Każdy krok zapisz na małej kartce. Nie musisz na tym etapie zastanawiać się nad ich kolejnością – po prostu wypisuj je tak, jak przychodzą ci do głowy.
3. Na białej duże kartce narysuj oś czasuw postaci pionowej linii prostej. Umieść bieżącą datę na dole linii, a ostateczny termin na górze. Ustaw teraz wzdłuż linii czasu kolejne kroki zapisane na małych karteczkach, zaczynając od terminu ostatecznego aż do dziś.
4. PRZEWIDUJ JUŻ TERAZ, CO MOŻE SIĘ NIE UDAĆ
Podejmowanie ryzyka to klucz do sukcesu.Potwierdza to Helen Keller, amerykańska pisarka, która od urodzenia była głuchoniewidoma: „Poczucie bezpieczeństwa to w głównej mierze przesąd, bo życie jest albo niebezpieczną przygodą, albo niczym”. Ludzie, którzy osiągają zamierzone cele żyją zgodnie z własną misją, nie unikają ryzyka, ale uczą się sobie z nim radzić.
ĆWICZENIE:
W analizie ryzyka może ci pomóc postępowanie według poniższych kroków.
1. Przyjrzyj się jeszcze raz powyższym celom, które stanowią kroki do osiągnięcia twojego głównego celu. Przy każdym z nich zapisz trudności, które mogą uniemożliwić jego realizację.
2. Po zapisaniu możliwych przeszkód zastanów się i oceń w skali od 1 do 5: a)jak duże jest ryzyko, że ta przeszkoda się pojawi, b) jak poważne będą konsekwencje pojawienia się tej przeszkody.
3. Te przeszkody, które w obu przypadkach oznaczyłeś/aś w skali od 1-2, nie stanowią najprawdopodobniej zagrożenia dla celów. Natomiast przeszkody ocenione na 3-5 są istotne i mogą przeszkodzić w osiągnięciu zamierzeń. W związku z tym twoje cele pośrednie wymagają modyfikacji. Żeby zapobiec porażkom, postaraj się uszczegółowić zagrożone cele lub stwórz cele alternatywne na wypadek pojawiających się trudności. Dzięki takiemu postępowaniu zmniejszysz ryzyko i konsekwencje niezrealizowanych celów.
5. KRÓTKIE RADY NA KRÓTKIE PLANOWANIE
ZASADA 60/40
Zasada 60/40 jest realnym spojrzeniem na planowane przez nas zadania. W myśl tej reguły, jeśli mamy coś do zrobienia, powinniśmy zaplanować tylko 60% czasu, który mamy do dyspozycji. Dlaczego tylko tyle? Planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć. Dlatego dobrym wyjściem byłoby pozostawienie 40% czasu na czynności nieoczekiwane i spontaniczne.
USTALAJ PRIORYTETY
Najprawdopodobniej osiągnięcie zamierzonego celu wymaga od ciebie wykonania wielu zadań. Pewne jest to, że nie każde z nich jest jednakowo ważne. Wśród nich są zadania kluczowe, których wykonanie znacznie przybliży cię do celu i wpłynie na ostateczny efekt. Przejrzyj listę swoich zadań i odnajdź te, które będą najistotniejsze dla dobra sprawy. Jeśli jest to możliwe, zacznij właśnie od nich. Jeśli się okaże, że te kluczowe sprawy są najmniej przyjemne, to tym bardziej weź się za nie w pierwszej kolejności. Posłuchaj rad weterana zarządzania i rozwoju osobistego Briana Tracy’ego i „zjedz te wstrętne żaby”, a poczujesz dużą ulgę. Poza tym mądrze wykorzystuj „okresy szczytu”. Każdy ma taką porę dnia, kiedy jest pełen energii i skoncentrowany. W taki sposób nadaj swoim zajęciom rangę, abyś w tych właśnie okresach wykonywał najważniejsze zadania.
NAJPIERW RZECZY NAJWAŻNIEJSZE
Żyjemy w świecie pilnych spraw i jeśli coś zabiega o naszą uwagę, zwykle ją zyskuje, niezależnie od tego, co właśnie robimy. Nagła, paląca sprawa pojawiająca się od czasu do czasu nie jest problemem. Problem jest wtedy, gdy twój czas składa się wyłącznie z takich spraw.Jeśli czujesz, że rzadko masz czas, by zrobić to, czego naprawdę chcesz i co uważasz za ważne, żyjesz pod dyktando pilnych spraw. Paradoksalnie jednak najważniejsze rzeczy w życiu zwykle nie są pilne i naglące. Na kwestie takie jak spędzanie czasu z rodziną, dobre zorganizowanie się w pracy, dbanie o zdrowie, dobre odżywianie, oszczędzanie na emeryturę itp. często brakuje nam czasu w ferworze zajęć niecierpiących zwłoki. Zaniedbywanie spraw ważnych prędzej czy później zemści się na nas i staną się one pilne, co dostarczy nam stresu i pogłębi kryzys. Chroniczne zaniedbywanie zdrowia spowoduje osłabienie organizmu i choroby, a brak nawyku oszczędzania może wpędzić w k łopoty finansowe. Staraj się przewidzieć, co rzeczywiście będzie dla ciebie ważne za parę miesięcy czy lat i realizuj te zadania w pierwszej kolejności.
ĆWICZENIE:
Planowanie uwalnia od bycia więźniem spraw pilnych. Rozpocznij od poświęcenia kilku minut pod koniec każdego dnia na wypisanie na kartce 3-5 rzeczy, które chcesz/musisz zrobić nazajutrz. Zaznacz sprawę najważniejszą. Następnego dnia zacznij od wykonania właśnie tej rzeczy. Pisząc „zacznij od”, mam na myśli: zrób to jako pierwszą rzecz, zanim odbierzesz pocztę, sprawdzisz, co się zmieniło u znajomych na Facebooku, otworzysz gazetę i weźmiesz się za kolejną pilną sprawę.
NAGRADZAJ SIĘ
Każdy z twoich małych sukcesów zasługuje na nagrodę. Aby dodatkowo zmotywować się do działania, określ, jaką nagrodę otrzymasz za konkretne zadanie i zapisz to w notatniku. Może to być coś drobnego, jak ulubiony owoc czy kwadrans gry na komputerze w przypadku mniejszych celów albo wyjście do kina lub na imprezę po większym sukcesie. Pamiętaj, że nagradzanie ma sens w przypadku zadań mechanicznych i tych mniej przyjemnych. Zadania wymagające kreatywności same w sobie powinny być dla ciebie nagrodą (więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule „Szkoła (auto)motywacji” w numerze 3/2012 „Coachingu”).
ZADAWAJ KLUCZOWE PYTANIA
Niezależnie od tego, jak dobry jesteś w planowaniu, niekiedy się zdarza, że musisz szybko zdecydować, czym się zająć. Wypracuj w sobie nawyk zadawania jednego lub kilku z poniższych pytań:
» Czy to, co robię w tej chwili, przybliża mnie do mojego celu?
» W jaki sposób mogę właśnie teraz najlepiej spożytkować ten czas?
» Jaka jest wartość dodana tego zadania?
» Czy jest łatwiejszy sposób, w jaki można to zrobić?
» Co z tego, co mogę zrobić już dziś (wybierz trzy, pięć zadań), będzie się liczyło w ostatecznym rozrachunku?
DZIAŁAJ
Pamiętaj, że nawet najlepszy plan jest bezużyteczny, jeśli zabraknie ci silnej woli i motywacji do jego realizacji.