Facylitacja być może wydaje się trudnym słowem, ale oznacza coś dokładnie przeciwnego. Chodzi bowiem o ułatwianie, usprawnianie spraw lub projektów, które dotyczą jakiejś organizacji, zespołu czy społeczności. „Mamy dwie ważne składowe procesu facylitacji – wyjaśnia Jolanta Marszewska, ekspert i praktyk facylitacji metodą Process Iceberg, którą w 2009 roku wprowadziła do Polski. Musi być grupa i musi być problem do rozwiązania, np. dotyczący źle działającego procesu, projektu, który mija się z założeniami ważnymi dla organizacji. Jest więc jakaś wspólna sprawa, cel, który ludzie chcą osiągnąć i dla którego się spotykają”.
Ważne jest też upewnienie się – zanim przejdziemy do fazy poszukiwania rozwiązań – z jakim naprawdę problemem mamy do czynienia. Facylitacja nie polega na doradzaniu, ponieważ grupa zawsze wypracowuje własne rozwiązania. Nie jest też metodą nauczania partycypacyjnego, chociaż trenerzy podczas szkoleń chętnie wykorzystują jej elementy. Ani kolejną odmianą coachingu, w którym najważniejszy jest rozwój jednostkowy. Czym zatem jest?
Facylitacja to proces, w którym osoba określana jako facylitator – neutralna i niepodejmująca decyzji merytorycznych – zwiększa efektywność pracy grupy w realizacji zamierzonych celów, szczególnie w skomplikowanych sytuacjach niepewności i przy złożonych problemach, stosując interwencje, aby pomóc grupie w:
• rozpoznaniu problemu,
• określeniu możliwych rozwiązań,
• podejmowaniu decyzji,
• przygotowaniu planów działań.
Źródło: www.facylitacja.com
Nacisk na efekt
Facylitacja pomaga ludziom znaleźć ich własne odpowiedzi na postawione wcześniej pytania. Podstawą jest równe prawo każdego do działania i wypowiedzi, poszukiwanie porozumienia i docenianie różnorodności, która pojawia się w czasie pracy. „Ustalamy cele, wdrażamy pewną strukturę, ale treść tego, co zostanie wypracowane, zależy od grupy. Facylitator zawsze jest neutralny.
Dzięki temu może obiektywnie patrzeć na to, co się dzieje, i skuteczniej prowadzić warsztat – mówi Anna Zaremba, trenerka biznesu i facylitatorka, od 2015 roku promująca w Polsce metodę facylitacji grupowej Technology of Participation (ToP). – Sam proces może dotyczyć nawet obcych sobie osób, które po prostu spotkały się w jakiejś konkretnej sprawie. Nacisk kładziemy na sprawę. I na efekt”. Każdy ma możliwość wypowiedzenia się czy podrzucenia pomysłu, natomiast facylitator zna i stosuje narzędzia, dzięki którym możliwe jest wypracowanie najlepszych i akceptowalnych przez wszystkich rozwiązań.
„Nazywam to przyspieszaniem przez spowalnianie – śmieje się Anna Zaremba. – Dochodzenie do rozwiązań trochę trwa, jednak wypracowane w ten sposób efekty czy plany są sprawniej i skuteczniej wdrażane. Nie ma już potem wahań, korekt, cofania się, a więc grupa osiąga ostatecznie zdecydowanie lepszą efektywność”.
Warto pamiętać, że facylitacja powstała, aby usprawnić działania społeczności lokalnych. Chodziło o współuczestniczenie mieszkańców w ważnych dla nich sprawach. Okazało się, że służące temu techniki świetnie sprawdzają się także w biznesie. Szczególnie tam, gdzie jest potrzeba miękkiego zarządzania i osiągania partycypacji. Podejście takie było wykorzystywane w japońskich technikach zarządzania już w latach 50. XX wieku. Późniejszy wspaniały rozwój tego kraju był możliwy między innymi dzięki odejściu od dyrektywnego zarządzania w kierunku promowania facylitacji i kultury wspierania.
Facylitacja pomaga nazwać problemy, które wcześniej się rozmywały i trudno było nad nimi pracować. „A facylitator przypomina ogrodnika, którego klient zaprasza do swojego ogrodu, i który potrafi szybko wskazać miejsca, gdzie warto coś przesadzić czy zaaranżować – tłumaczy Jolanta Marszewska. – Ogrodnik wie, jak dopasować narzędzia. Które sekatory są najlepsze do cieńszych gałązek i jakiej piły użyć do pnia. Ale nadal jest to ogród klienta i to klient będzie pielęgnował w nim rośliny i zbierał plony”.
Porozumienie = zaufanie
Sam proces ma zwykle kilka etapów. Niezależnie od tego, jaką szkołę i metodę reprezentuje facylitator, zaczyna od dokładnej analizy potrzeb danej organizacji czy grupy. Na bazie tej analizy przygotowuje strukturę służącą osiągnięciu założonych rezultatów. Podczas warsztatu prezentuje cel i zakres prac, wprowadza kolejne kroki, kontroluje czas. Dzięki jego działaniom grupa jest w stanie wspólnie wypracować wartościowe rezultaty w optymalnym czasie.
A techniki? Mogą być rozmaite. Rozmowa zogniskowana, analiza SWOT, analiza pola sił, różnego rodzaju narzędzia kreatywne – wszystkie prowadzące do celu, którym jest drobiazgowe zmapowanie problemu i wygenerowanie najlepszych rozwiązań. W zależności od podejścia facylitatorzy skupiają się tylko na kilku technikach lub stosują ich rozbudowane zestawy.
„W metodzie Iceberg duży nacisk kładziemy na planowanie. 80 proc. pracy wykonujemy jeszcze przed sesją – mówi Jolanta Marszewska. – Charakteryzuje nas precyzja na poziomie planowania, bo przemyślanym narzędziem może być wszystko, nawet kolor pisaków. Jednocześnie jesteśmy elastyczni, ponieważ sam warsztat to proces. Trzeba nadążać za grupą, za uczestnikami. Najważniejsze jest to, żeby ułatwiać i wspierać ich pracę”.
Korzyści z zastosowania facylitacji jako metody pracy grupowej są spore: spotkania stają się uporządkowane, bardziej produktywne. Pojawia się większa otwartość. „Facylitacja znakomicie odpowiada na potrzeby młodszych pokoleń. Generacji Y, generacji Z, czyli ludzi, którzy chcą mieć realny wpływ na decyzje i na działania, których się podejmują” – mówi Anna Zaremba. Prócz konkretnych wyników, np. w postaci planu działań czy wypracowania dobrych rozwiązań, uzyskujemy także głębsze efekty, np. duże zaangażowanie ludzi w dany proces. Lepiej się nawzajem rozumieją, mają do siebie większe zaufanie i są silniej zintegrowani – a to wszystko wspaniale procentuje przy kolejnych projektach.
Ułatw to sobie sam
Facylitacja to proces, który z założenia dotyczy grup. Ale samodzielne wykonywanie zadań można także usprawnić: „Możemy korzystać z szerokiego wachlarza narzędzi, poczynając od prostej listy »to do« służącej planowaniu zadań, macierzy Eisenhowera do skutecznego zarządzania czasem, analizy SWOT do porządkowania informacji po regularne treningi kreatywności, co jest ważne, jeśli chcemy wyjść poza schematy – podpowiada Katarzyna Krupińska-Obel, coach i trenerka biznesu. – Polecam choćby układanie klocków edukacyjnych o niestandardowych kształtach. Dzięki temu, gdy staniemy przed jakimś wyzwaniem czy problemem, będziemy gotowi na elastyczne szukanie wielu różnych rozwiązań”.
Kreatywność może nie zawsze pomaga przyspieszyć realizację zadań, ale z pewnością wpływa pozytywnie na efektywność czy jakość pracy. Dlatego warto stale pobudzać tzw. myślenie dywergentne, czyli rozwijać płynność, giętkość, oryginalność i wielokierunkowość rozumowania. Ze znanych technik kreatywnych warto stosować popularną „burzę mózgu” czy „mapy myśli”. Te ostatnie są szczególnie przydatne, gdy coś analizujemy, planujemy czy obmyślamy strategię działania. Są też znakomite jako pomoc dla pamięci. Dzięki „mapie myśli” szybciej zorientujesz się, o co chodziło, gdy wrócisz do danego tematu po jakimś czasie.