Mam dziś Bardzo Ważne Zadanie. Muszę napisać długi sensowny tekst. Dlatego najpierw… idę po kawę, potem porządkuję biurko, jeszcze okno – tak, trzeba wywietrzyć! Potem już tylko włączam komputer i otwieram skrzynkę mailową, by doczytać dokładnie wytyczne do zadania, i wtedy mój wzrok pada na Niezwykle Istotny Mail, wymagający Natychmiastowej Interwencji. No a potem pojawiają się kolejni bohaterowie tej historii: Nagły Telefon, Jedno Zerknięcie na Facebooka, Chwila Przerwy na Coś Słodkiego i nie wiedzieć kiedy cały dzień zleciał, a jedyne, co się zmieniło, jeśli chodzi o moje Bardzo Ważne Zadanie, to deadline – przesunięty na kolejny dzień. Następnego dnia zabawa zaczyna się od początku.
Odwlekacze to groźny i wyjątkowo trudny przeciwnik. Czy mamy jakieś szanse w walce z nimi? Co stoi za tym, że czasem im ważniejsze zadanie, tym trudniej się zmobilizować? Jak pokonać wroga, który odbiera nam kontrolę nad czasem?
Nie lubię słowa „prokrastynacja”, które jest naukową nazwą odwlekania. Brzmi dla mnie abstrakcyjnie, a ja lubię się mierzyć z przeciwnikiem konkretnym. Dlatego staram się stworzyć obraz szkodnika – odwlekacza. Z moich obserwacji wynika, że najczęściej spotykane są trzy typy odwlekaczy: wysoko-, średnio- i niskoenergetyczny.
Poznaj przeciwnika – Dlaczego trudno się zabrać do pracy (a czasem jeszcze trudniej ją skończyć)
Odwlekacz wysokoenergetyczny (potocznie nazywany słomianym zapałem) sprawia, że zaczynamy większość działań szybko, z dużą energią i robimy od razu kilka rzeczy naraz, ale równie szybko się rozpraszamy. Słomiany zapał każe nam stale szukać nowych bodźców i nowych inspiracji, przez co zapominamy, jaki był nasz cel. Grzechy główne: złe zarządzanie czasem, brak wyznaczonych priorytetów, brak koncentracji energii na jednym, wyrazistym celu, nadmierna wielozadaniowość i w efekcie trudność w dokańczaniu ważnych zadań.
Odwlekacz średnioenergetyczny (potocznie: perfekcjonista) jest bardzo ambitny i nam także stawia poprzeczkę maksymalnie wysoko. Sprawia, że w pierwszej kolejności zabieramy się do tworzenia bardzo dokładnego planu i do przygotowań, ale ze względu na duże wymagania nigdy nie jesteśmy do końca usatysfakcjonowani wynikami. W związku z tym ciężej nam rozpocząć działanie (bo się wiecznie przygotowujemy i nigdy nie jesteśmy gotowi), a jak już wystartujemy, to szybko się zniechęcamy i frustrujemy. Perfekcjonista ciągle ma wątpliwości, czy robimy to tak, jak trzeba, najmniejszy błąd wprawia go w niezadowolenie i skutkuje krytyką. Grzechy główne: odmawianie sobie prawa do błędu, niedocenianie małych sukcesów, nadmierna koncentracja na planowaniu, a za mała na działaniu, mała elastyczność w mierzeniu się z porażką.
Odwlekacz niskoenergetyczny (nazwa potoczna: asekurant) każe nam bać się każdego ryzyka (i porażki). Sprawia, że nie wierzymy w sukces i w swoje możliwości. Ciągłą krytyką obniża nam samoocenę i powoduje, że zbyt mocno przejmujemy się oceną innych. Asekurant przeszkadza w dostrzeganiu własnej siły sprawczej, przez to traktujemy wszystkie problemy i przeszkody, jak gdyby wynikały wyłącznie z zewnętrznych okoliczności, i uzależniamy się od tego, co zrobią i zadecydują inni. Grzechy główne: nadmierne analizowanie i rozważanie wszelkich za i przeciw przez pryzmat własnych lęków (czego efektem jest to, że asekurant praktycznie nigdy nie przechodzi do zdecydowanego działania, bo odstrasza go ryzyko, możliwość poniesienia porażki oraz konieczność podejmowania samodzielnych decyzji), nadmierna zależność od innych.
Oprócz tych trzech podstawowych gatunków odwlekaczy zdarzają się także różne ich mutacje i krzyżówki. Wszystkie łączy to, że mocno obniżają naszą efektywność (czyli umiejętność realizacji zaplanowanych zadań) i wydajność (czyli wykonywanie określonych zadań w optymalnym czasie).
Jeśli zdarzyło ci się zetknąć z którymś z odwlekaczy, wiesz zapewne, że wykorzystują każdy moment utraty czujności i zmęczenia. Jak się przed nimi bronić? Strategii radzenia sobie z odwlekaczami jest wiele, ale istnieją trzy czynniki, które w największym stopniu wpływają na to, w jakim stopniu potrafimy się oprzeć wpływowi tych szkodników. Te trzy czynniki tworzą tarczę ochronną – Moc Skutecznego Działania. Na warsztatach pod tym samym tytułem, które prowadzę regularnie od ponad 2 lat, rozpisuję MOC jako skrót od tych trzech czynników: motywacji, odwagi i celu.
Tak naprawdę nie istnieje coś takiego jak lenistwo – problemem jest albo zbyt niska motywacja, albo brak odwagi, albo źle określony cel. Na każdy z tych trzech czynników możemy mieć wpływ, więc dość odkładania działań! Czas na poważnie zmierzyć się z odwlekaczami i to zaraz! Bo jak pisał
Goethe, „zanim poweźmiemy postanowienie, są tylko wahanie, chęć wycofania się, ustawiczna nieskuteczność. Cokolwiek mógłbyś zrobić lub o czym zamarzyć, uczyń to. W śmiałości zawierają się geniusz, siła i magia. Zacznij od zaraz”.
Wyprawa do źródeł – Szukaj motywacji na poziomie ciała, emocji i umysłu
Motywacja jest siłą, która daje napęd do działania, paliwem pozwalającym jechać prostą drogą do celu i realizować poszczególne zadania. Istnieje kilka jej źródeł i kilka poziomów, na których się ją tworzy. Warto zadziałać równolegle na wszystkich.
Zacznijmy od poziomu ciała. Podstawą naszej motywacji jest fizjologia – cztery bazowe źródła energii to: sen, zdrowa dieta, ruch i oddech.
Punktem wyjścia do skutecznego działania jest silny organizm, gotowy na podjęcie wyzwań, a powyższe cztery czynniki tę gotowość mu zapewniają. Im bardziej musimy zmagać się z odwlekaczami, tym bardziej powinniśmy zadbać o sferę fizjologii. Organizm może być naszym wielkim sprzymierzeńcem lub wielkim sabotażystą – gdy jego ważne potrzeby nie będą zaspokojone, będzie paraliżował nasze wysiłki.
Emocje są drugim istotnym czynnikiem wpływającym na motywację. Świetną metaforą sfery emocjonalnej, opisaną w książce „Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić”, jest słoń – zwierzę silne i wytrzymałe, na ogół dobroduszne i opiekuńcze, ale zarazem uparte i przedkładające bieżące korzyści i przyjemności nad samodyscyplinę i korzyści długofalowe. Słoniem, czyli emocjami, kieruje umysł, którego autorzy książki porównują do jeźdźca – myślącego logicznie i racjonalnie, umiejącego świetnie wytyczyć cel wyprawy i przeanalizować wszelkie przeszkody, ale jednocześnie przegrywającego w każdym siłowym pojedynku ze słoniem. Aby dojechać na słoniu do celu, jeździec musi się nauczyć motywować słonia, co się sprowadza do wyjścia naprzeciw jego najważniejszym potrzebom.
Słoń musi przede wszystkim „czuć cel” – nie przemawia do niego logika, przemawiają emocje. Będzie realizował z ochotą tylko ten cel, który odczuje jako ważny i mający sens albo jako przyjemny – napawający radością i dumą, inspirujący, optymistyczny, rozwijający. Ważne jest to, jak sami sobie komunikujemy cel: czy potrafimy samymi tylko myślami wykrzesać w sobie entuzjazm, który poderwie słonia i pozwoli nam ruszyć z miejsca. Słoń lubi również czuć, że robi postępy (bo bez tego szybko się zniechęca) oraz potrzebuje poczucia bezpieczeństwa. Gdy przystępuje do nowych i nieznanych działań, często okazuje się strasznym tchórzem: potrzebuje więc podzielenia zadania na małe, łatwe do zrobienia kroki, za które dostaje szybką gratyfikację w postaci sukcesu i pochwały – to motywuje go do dalszego działania oraz do ewentualnego podnoszenia poprzeczki. W gruncie rzeczy najtrudniej mu zacząć – gdy już nabierze rozpędu, żadna siła go nie zatrzyma.
Trzeci poziom motywacji dotyczy umysłu. Nie tylko słoń, ale także jeździec potrzebuje stałej motywacji, którą może sobie zapewnić, dbając o to, by w momencie przystąpienia do jakiegoś zadania:
• mieć jasno określony cel i najbliższe działania, którymi się zajmie,
• być świadomym korzyści, które mu przyniesie osiągnięcie celu,
• wiedzieć, co w tym działaniu będzie przyjemne, co przyniesie mu radość i umożliwi twórcze korzystanie z własnych zasobów lub rozwój,
• zapewnić sobie jak najwyższy poziom poczucia własnej wartości – świadomość tego, co się dotychczas udało, jakie zasoby posiada i dlaczego tym razem też mu się uda.
Smok w jaskini – W razie porażki ryzykujesz rozczarowanie, ale nie podejmując próby, skazujesz się na klęskę
Jednym z najczęstszych powodów odkładania pracy są lęki – w dużej mierze nieuświadomione – które rodzą się w głowie i przenikają do sfery emocji. Gdy pytam uczestniczki moich warsztatów, czego się obawiają w związku z osiąganiem ich celów, najczęściej wymieniają lęk przed porażką (czyli obawę, że nie sprawdzimy się sami przed sobą) oraz towarzyszący mu strach przed oceną (doświadczeniem krytyki ze strony innych ludzi).
Boimy się także ryzyka i wyjścia ze strefy komfortu, straty, błędu, zmiany na niekorzyść oraz mnóstwa rzeczy związanych z relacjami z innymi ludźmi – konfliktu, odrzucenia, wyśmiania, rozczarowania, zazdrości i niechęci. Najczęściej jednak nie analizujemy tego, jaki lęk nam towarzyszy i z czego wynika, tylko po prostu mu ulegamy. W efekcie lęki stają się czymś w rodzaju stugłowego smoka czającego się w jaskini i atakującego w najmniej spodziewanych momentach.
Tymczasem ten smok jest w gruncie rzeczy dobry i trochę nieudolnie okazuje nam troskę, dbając o to, byśmy nie zaniedbali szczególnie ważnych potrzeb. On sam się o nas boi – czasem za bardzo i dlatego wytycza nam zbyt ciasne i nieracjonalne granice ryzyka. Możemy go uspokoić, wchodząc z nim w dialog, czyli uświadamiając sobie, jaką potrzebę sygnalizuje odczuwany przez nas lęk. Jeśli bardzo boję się oceny jakichś osób, to prawdopodobnie znaczy, że relacja z nimi jest dla mnie ważna, że bardzo potrzebuję akceptacji z ich strony. Jeśli marzę o założeniu własnej firmy, ale ciągle słyszę z tyłu głowy: „nie utrzymasz się z tego”, to ta smocza myśl może oznaczać silną potrzebę bezpieczeństwa finansowego, o które trzeba zadbać.
Gdy uświadomimy sobie istotę lęków, możemy zatroszczyć się o potrzeby, które się za nimi kryją. Po pierwsze można tak przedefiniować cel i zadanie, by je uwzględnić (np. odłożyć odpowiednią sumę, zanim założy się własny biznes). Po drugie warto mówić o swoich potrzebach innym, np. by sprawdzić, czy są realne (np. czy rzeczywiście, jeśli podejmę się danego zadania, to utracę czyjąś akceptację). Z taką metodą pracy nad lękami zetknęłam się na warsztatach Ewy Pietruszczak zatytułowanych „O stugłowym smoku, czyli jak nie bać się porażek”.
Poza tym doskonałą strategią zmierzenia się z własnymi lękami jest sprawdzenie w bezpieczny i kontrolowany sposób, na ile lęk ma coś wspólnego z rzeczywistością, oraz zastanowienie się nad tym, co tracę, nie realizując jakiegoś zadania. Jak powiedziała kiedyś Beverly Sills, amerykańska sopranistka i dyrektorka Opery Nowojorskiej: „W razie porażki ryzykujesz rozczarowanie, ale nie podejmując próby, skazujesz się na klęskę”.
Dwa wilki – Wojna z odwlekaczami wymaga ciągłej walki
Choć teoretycznie dużo wiemy o tym, jak formułować cele, to niewielu z nas wykorzystuje tę wiedzę w praktyce. Szczególnie w przypadku niewielkich zadań oraz odległych marzeń albo w ogóle nie definiujemy konkretnego celu, albo robimy to w sposób niewystarczający. A wtedy łatwo padamy łupem odwlekaczy, które atakują z wielką siłą.
Nasz umysł lubi dobrze sprecyzowane zadania – takie, które dają mu jasność, co i kiedy ma zrobić, jakich rozwiązań ma szukać, po co to robi i dlaczego ma mu się chcieć. Szczególnie ważne w kontekście sprawnego wykonywania bieżących zadań jest pytanie: po co to robię? Może się okazać, że dlatego trudno nam się zabrać do pracy, bo nie wiemy, jaki jest jej cel i nie widzimy jej sensu.
Wartościową technikę zwiększania własnej efektywności prezentuje Mike Clayton w książce „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania”. „Skuteczność polega w takim samym stopniu na tym, co robimy, jak i na tym, czego nie robimy” – pisze Clayton. Zawsze, gdy stajemy przed jakimś zadaniem, mamy do wyboru nie jedną, ale pięć możliwości: możemy to zadanie pominąć, możemy je pomniejszyć i wykonać tylko jego część, albo przełożyć je na później, lub delegować na kogoś innego. Możemy się też za nie zabrać. Jeśli damy sobie chwilę na analizę pracy, zanim się jej podejmiemy, rozważając wszystkie pięć opcji, istnieje duża szansa, że będziemy wykonywać wyłącznie te zadania, na których naprawdę nam zależy.
Wojna z odwlekaczami wymaga nieprzerwanej walki i wiąże się ze zmianą wielu nawyków, a także świadomą pracą nad sobą. Tym, którym trudno uwierzyć, że zwycięstwo jest możliwe, może pomóc anegdota. Pewnego dnia stary wódz indiański rozmawiał ze swoim wnukiem. „W moim wnętrzu toczy się walka – powiedział chłopcu – zaczęła się, kiedy byłem w twoim wieku. To walka między dwoma wilkami. Jeden z nich jest słabością – lenistwem w walce z nawykami, odwlekaniem ważnych spraw, uleganiem lękom, poddawaniem swojego życia biegowi spraw. Drugi wilk jest siłą – wytrwałością i odwagą w dążeniu do celu, determinacją, by się nigdy nie poddawać, ciągłą pracą nad sobą. Ta sama walka będzie się toczyła w tobie – i w każdym innym człowieku”. Chłopiec zastanowił się przez chwilę, po czym zapytał dziadka: „Który wilk wygra?”. Stary Indianin odpowiedział: „Ten, którego będziesz karmił”.
Postaw diagnozę
Rozpoznaj, który typ odwlekacza w tobie dominuje, i naucz się z nim walczyć:
° W opisach typów odwlekaczy wyszukaj przyczyny i skutki odwlekania, które u siebie obserwujesz najczęściej. Wypisz je na kartce jeden po drugim.
° Zastanów się, jakie konkretne działania możesz podjąć, by przezwyciężyć poszczególne objawy i efekty odwlekania.
° Na koniec wybierz jeden odwlekacz, z którym chcesz się zmierzyć na początek, i wdrażaj w życie zaplanowane działania przez minimum pięć dni z rzędu. Obserwuj efekty i modyfikuj strategię.
Pigułka motywacji
Za każdym razem, gdy odczuwasz demotywację i trudno ci rozpocząć lub dokończyć jakieś zadanie, odpowiedz sobie
na następujące pytania:
Motywacja na poziomie ciała:
° Jak się w tym momencie czuję? Czego w tej chwili potrzebuje mój organizm?
° Na co mam szczególną ochotę?
° Jak mogę w tym momencie o siebie zadbać? Jakie potrzeby mogę bez problemu zaspokoić?
Motywacja na poziomie uczuć:
° Jak będę się czuł, gdy osiągnę cel/wykonam zadanie? Co będzie możliwe w moim życiu? Co zyska moje otoczenie? Poczuj to mocno.
° Jak się będę czuł, jeśli nie osiągnę swojego celu/nie wykonam zadania? Co nie będzie możliwe w moim życiu? Czego będzie mi brakowało? Jak wpłynie to na moich najbliższych? Poczuj to mocno.
Motywacja na poziomie świadomości:
° Zaplanuj szczegółowo pierwsze trzy kroki. Uświadom sobie zobowiązania (od czego zacznę, kiedy to zrobię) i przyjemności (co będzie w tym działaniu najfajniejsze? co sprawi mi największą radość?).
° Wypisz jak najwięcej korzyści (co zyskam, osiągając cel/wykonując to zadanie?).
° Nagroda – jak się nagrodzę za wykonanie pierwszych trzech kroków?
° Znajdź jak najwięcej odpowiedzi na pytanie: dlaczego mi się uda? (zrobić pierwszy krok i osiągnąć cel).
Naucz się oswajać smocze myśli
° Stwórz tabelę z czterema kolumnami
° Pomyśl o swoim celu/zadaniu tak, jakby było bardzo duże, a ty bardzo malutki/a. Wypisz w pierwszej kolumnie tabeli wszystko to, czego się boisz w związku z osiągnięciem swojego celu/wykonaniem danego zadania. Co może się nie udać? Co może pójść nie tak?
° W drugiej kolumnie tabeli napisz obok każdej ze smoczych myśli, przed czym to lęk.
° Zastanów się i napisz w trzeciej kolumnie tabeli: jaką ważną potrzebę sygnalizuje każdy z lęków? (przy identyfikowaniu potrzeb może być przydatne zapoznanie się z hierarchią potrzeb Masłowa oraz koncepcją 27 potrzeb psychicznych Murraya – dobre opracowanie znajduje się w Wikipedii pod hasłem „potrzeba”).
° W ostatniej kolumnie wpisz, w jaki sposób możesz aktywnie zadbać o tę potrzebę, by zminimalizować i oswoić lęki hamujące cię w działaniu.
Celnie określ cel
Zadbaj, by zarówno małe, jak i duże zadania formułować w postaci dobrze okreś-
lonego, silnie motywującego celu.
Zapisz na kartce swój cel i sprawdź, czy spełnia następujące kryteria (jeśli nie – zmodyfikuj go tak, by je spełniał):
° Czy jest pozytywny? (odpowiada na pytanie „czego chcę” zamiast „czego nie chcę”)
° Czy jest szczegółowy i określony w czasie? Czy wiem, co musi się zmienić lub zdarzyć, by został osiągnięty, i kiedy dokładnie to ma nastąpić?
° Czy ma właściwy poziom trudności? Jeśli jest zbyt duży, podziel go (bo będzie przerażał słonia), jeśli jest zbyt łatwy, rozbuduj go (by był motywującym wyzwaniem dla jeźdźca).
° Czy jest zależny tylko ode mnie i moich działań? Czy wiem, co mogę zrobić, by osiągnąć ten cel, i czy wiem, od czego zacząć?
° Czy jest wymierny? Czy wiem, ile chcę osiągnąć?
° Czy jest ekologiczny? Czy wiem, w jaki sposób podążanie do tego celu wpłynie na codzienne życie moje i moich najbliższych? Czy na dłuższą metę naprawdę chcę mojego celu? Czy wiem, po co mi ten cel?
ŚCIEŻKI ROZWOJU
– Chip Heath, Dan Heath „Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić” Znak, Kraków 2011
– Szkoła Liderek – interdyscyplinarne studium przedsiębiorczości dla kobiet. Rekrutacja od marca 2013. Szczegóły na stronie www.kobietyisukces.pl w zakładce „Szkoła Liderek”.
– Mike Clayton „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania” Samo Sedno 2011
Redakcja Focus.pl wybierze dla Ciebie najlepsze artykuły tygodnia. Zapisz się na nasz newsletter