Jednym z głównych założeń systemu miało być sprawniejsze i bezpieczne przekazywanie dokumentów w ciągu maksymalnie 24 godzin. Jednak wiele urzędów sygnalizuje, że z e-Doręczeń nie zawsze da się korzystać zgodnie z tą obietnicą. Część urzędników skarży się na trudności z logowaniem do systemu, inne osoby wskazują na bardzo długi czas pobierania załączników czy niewyjaśnione komunikaty błędów. Zdarzają się przypadki, w których przesyłki docierają z kilkudniowym opóźnieniem, co dodatkowo komplikuje pracę administracyjną.
W tle tych nieprawidłowości pojawiają się również zastrzeżenia dotyczące ochrony danych osobowych. O ile sama idea e-Doręczeń zakłada ograniczenie papierowej korespondencji i uszczelnienie systemu, o tyle w praktyce niektóre pliki mogą być źle szyfrowane lub wyświetlane w błędny sposób. Niepokojące są też doniesienia o trudnym do opanowania interfejsie użytkownika, który bywa nieintuicyjny, zwłaszcza dla urzędników przyzwyczajonych do wieloletnich procedur papierowych.
Ministerstwo Cyfryzacji interweniuje
W reakcji na liczne skargi Minister Cyfryzacji postanowił wezwać Pocztę Polską do szybkiego zajęcia się problemem. Resort oczekuje od Operatora Wyznaczonego (czyli Poczty Polskiej) raportu wyjaśniającego przyczyny błędów oraz konkretnego planu naprawczego. Szczególne znaczenie ma tutaj realizacja tzw. usługi PURDE, czyli doręczenia całkowicie elektronicznego, które powinno zapewnić szybką i efektywną komunikację.
Zgodnie z informacjami płynącymi z Ministerstwa Cyfryzacji, każdy list elektroniczny powinien trafiać do odbiorcy najpóźniej w ciągu doby. Jeżeli to założenie nie jest dotrzymywane, traci sens wdrażanie e-Doręczeń jako alternatywy wobec tradycyjnej poczty. Urzędnicy z ministerstwa deklarują jednocześnie wsparcie techniczne, by jak najszybciej naprawić wykryte usterki i wyeliminować sytuacje zagrażające bezpieczeństwu danych.
Co tak naprawdę nie działa?
Według nieoficjalnych przecieków kłopoty mogą wynikać z przeciążenia serwerów już w pierwszych dniach po uruchomieniu usługi, a także z niedostatecznego przeszkolenia części pracowników administracji. Dodatkowo sam interfejs e-Doręczeń wydaje się niedopracowany, przez co proces przesyłania i odbierania e-listów zabiera więcej czasu, niż początkowo przewidywano.
Wielu ekspertów zwraca uwagę, że wprowadzenie systemu wymaga nie tylko przygotowania infrastruktury IT, ale i zmiany przyzwyczajeń w urzędach. Jeśli oba te elementy nie idą w parze, pojawiają się nieporozumienia i błędy. Niektórzy eksperci porównują sytuację do czasów, gdy wprowadzano cyfrowe podpisy w instytucjach państwowych. Pierwsze miesiące też były trudne i pełne usterek.
Jakie będą konsekwencje i czy jest szansa na poprawę?
W krótkiej perspektywie główny ciężar związany z awariami i opóźnieniami ponoszą przede wszystkim urzędnicy oraz petenci, dla których może to oznaczać przestoje w załatwianiu spraw formalnych. Jeżeli Poczta Polska nie wprowadzi szybkich poprawek, istnieje ryzyko, że część instytucji zacznie rezygnować z e-Doręczeń, wracając do papierowej korespondencji, a to byłoby zaprzeczeniem sensu całej reformy.
Ministerstwo Cyfryzacji liczy jednak na to, że przedstawione w najbliższych dniach propozycje naprawcze okażą się skuteczne. Już sama presja ze strony rządu wskazuje, że rozwiązanie problemów stało się priorytetem. Planowany jest szereg szkoleń dla pracowników administracji, a także udoskonalenia w infrastrukturze cyfrowej. Pytanie, czy wystarczą one, by w pełni przywrócić zaufanie do nowego systemu.
Moim zdaniem wielka wtopa, o której mówi się od początku stycznia, może się okazać preludium do dalszych kłopotów. Wszystko zależy od tego, czy Poczta Polska zdoła w krótkim czasie przywrócić sprawne funkcjonowanie e-Doręczeń i udowodnić, że „elektroniczny list” faktycznie może być szybszy oraz bezpieczniejszy od tradycyjnego.