Wystarczy kilkanaście minut spotkania, aby wywrzeć na słuchaczach dokładnie takie wrażenie, jakie chcemy wywrzeć. Bez względu na to, czy prowadzi się spotkanie w firmie, wykład, prezentację czy szkolenie, warto się nastawić na efektywność.
Spotkanie jest szansą na to, aby przekonać słuchaczy do swojego punktu widzenia, zarazić ich pomysłami, zmotywować do działania, wysłuchać ich czy wyjaśnić swój sposób myślenia. Co więc zrobić, żeby efektywnie przeprowadzić spotkanie? Trzeba pamiętać o czterech rzeczach.
1. Ustal cel spotkania i sformułuj myśl przewodnią, jaka powinna zostać w głowach słuchaczy.
Według G.M. Campbella w spotkaniach z ludźmi tkwi potencjał, który pozwala na osiągnięcie minimum jednego z pięciu poniższych celów:
- instrukcja – poinformowanie słuchaczy o czymś lub nauczenie ich czegoś,
- inspiracja – zmotywowanie i zainspirowanie słuchaczy do działania,
- zmiana przekonań – przekonanie słuchaczy do punktu widzenia prezentera,
- stymulacja – zachęcanie do dyskusji,
- zadowolenie – rozbawienie słuchaczy i zapewnienie im rozrywki.
W określeniu celu mogą pomóc pytania: Co chcę przekazać? Jakie uczucia wywołać? Jakie działania mają podjąć moi słuchacze po spotkaniu ze mną? Dlaczego ten temat/pomysł jest ważny dla słuchaczy? Czy mój cel jest osiągalny? Po czym poznam/jak zmierzę poziom osiągnięcia celu?.
Kiedy już oczekujemy od ludzi, że poświęcą nam swój czas, pamiętajmy, że liczą oni na wyjaśnienie, dlaczego poruszamy dany temat (dlaczego akurat on jest w tym momencie najważniejszy) i jakie wynikają dla nich korzyści z tego spotkania.
2. Zastanów się, czym charakteryzują się twoi słuchacze i z jakimi oczekiwaniami przychodzą na spotkanie.
Dobrze poznaj swoją publiczność (wiek, płeć, zawód, pochodzenie, itp.). Dowiedz się, co twoi słuchacze już wiedzą na temat, o którym będziesz mówić i jest on dla nich interesujący. Zastanów się, czego szukają, co ich motywuje, jakie są ich mocne i słabe strony oraz czego oczekują od tego spotkania. Używaj przykładów, które są bliskie ich rzeczywistości i problemom. Zastanów się, jakie mogą mieć pytania i obiekcje.
3. Zaplanuj przebieg spotkania tak, aby dotrzeć do umysłów i serc słuchaczy.
Przygotuj opowieść. Dzięki historiom mogliśmy przekazywać kulturę z pokolenia na pokolenie, zanim pojawiło się słowo pisane. To bardzo użyteczny sposób komunikowania się – analogie i metafory angażują uwagę słuchaczy i pomagają im zrozumieć sens wypowiedzi. Dzięki historiom i autentycznym przykładom najskuteczniej uczymy siebie i innych. Niech w tej historii będzie bohater bliski słuchaczom – taki jak on, niech ma cel realizację którego, utrudniają mu pewne przeszkody. Dobre historie są autentyczne, mają interesujący i jasny początek, wciągające rozwinięcie i jednoznaczne zakończenie. Historie dodatkowo zabarwione humorem, autoironią i dystansem do siebie są niezaprzeczalnym atutem prowadzącego i wzbudzają sympatię słuchaczy.
4. Przygotuj się.
Zastanów się, co może pójść nie tak i jak możesz temu zapobiec – zwłaszcza jeśli chodzi o organizacyjne i techniczne warunki twojego wystąpienia. Przed każdą prezentacją warto sprawdzić termin spotkania i liczbę uczestników, dojazd, nazwisko i kontakt do osoby odpowiedzialnej za sprzęt audiowizualny, dostęp do internetu itp. Rzeczy mało znaczące mogą rozpraszać uwagę – zarówno twoją jak i słuchaczy. Odhaczenie kilku organizacyjnych punktów z pewnością doda Ci otuchy i uspokoi.
Opracowanie na podstawie tekstu Dominiki Lebdy “JAK SZYBKO WYWRZEĆ ODPOWIEDNIE WRAŻENIE”.